Microsoft Access 2007

7. Перейдите на вкладку Конструктор и выберите команду Выполнить . Откроется окно подтверждения операции удаления.

8. Нажмите кнопку Да .

9. Откройте таблицу Заказы и удалите поле Сохранить .

Таким образом, таблица Заказы приведена в исходное состояние, и все некорректные записи удалены.

Резюме

В данной главе вы узнали, что такое запросы на изменение и каких типов они бывают, научились преобразовывать запросы на выборку в запросы на изменение и выполнять эти запросы.

На практических примерах были рассмотрены случаи применения запросов на создание таблиц, добавление и удаление записей, обновление данных. Сфера применения запросов на изменение очень широка, поэтому приведенные примеры стоит рассматривать как общую концепцию построения запросов. Комбинирование различных условий выборки, объединений таблиц, встроенных функций, прямого редактирования SQL позволяет решить все задачи, которые могут возникнуть при работе с базами данных.

Глава 7 Создание и печать отчетов

Автоматическое создание отчета на основе данных таблицы или запроса

Создание отчета с использованием мастера

Экспорт отчетов Access

Создание снимков отчета и работа с ними

Режимы работы с отчетами

Форматирование элементов отчета

Панель элементов

Изменение свойств отчета и его элементов

Оформление внешнего вида отчета

Применение автоформата для отчета

Предварительный просмотр и печать отчета

Резюме

Чтобы получить наиболее полное представление о данных, содержащихся в таблицах и запросах, а также для удобства их использования и наглядности отображения, вся необходимая информация представляется в форме отчета. В данной главе вы узнаете об основных способах создания отчетов и редактирования уже готовых, научитесь работать с отчетами различной степени сложности, а также ознакомитесь с другими возможностями, предоставляемыми для этого программой Access 2007.

Автоматическое создание отчета на основе данных таблицы или запроса

Процесс создания отчета необходимо начинать с выбора полей, которые должны входить в отчет, а также определения таблиц или запросов, в которых эти поля находятся. Возможно, что при создании отчета вам могут потребоваться данные какой-нибудь одной таблицы, но чаще всего в нем должна содержаться информация из нескольких таблиц. В таком случае сначала должен быть создан запрос, который будет объединять в себе все нужные поля, взятые из разных таблиц.

Наиболее простым способом, позволяющим быстро решить эту задачу, является использование инструмента автоматического генерирования отчетов. Данное средство позволяет сформировать отчет, включающий в себя все необходимые записи используемой таблицы или запроса, что, в свою очередь, дает возможность быстро просматривать необходимые базовые данные. После этого отчет может быть изменен и сохранен в нужном виде.

Автоматически создать отчет можно следующим образом.

1. Необходимо выбрать источник записей, на основе которых требуется создать отчет. Для этого в области переходов щелчком кнопки мыши выделяется нужная таблица или запрос, как показано на рис. 7.1.

Рис. 7.1. Выбор таблицы или запроса для автоматического создания отчета

2. Затем нужно нажать кнопку Отчет , расположенную на вкладке Создание в группе Отчеты . После этого программа Access автоматически создаст отчет на основе выбранных вами данных и отобразит его в режиме макета.

Режим макета позволяет легко редактировать и видоизменять отчет, регулировать размеры столбцов, добавлять нужные поля, а также менять их местами. Кроме того, в режиме макета можно задавать практически любое размещение полей и записей, но чаще всего данные представляются в виде таблицы или в столбик.

Макет таблицы внешне напоминает обычную таблицу, каждая ячейка которой содержит определенную информацию, причем подписи отображаются в верхней ее части, а данные распределяются по столбцам. На рис. 7.2 изображен табличный макет отчета.

Рис. 7.2. Пример табличного макета отчета