Интегрированный тайм-менеджмент

20% от числа ваших коллег вас не поймут. Некоторые сотрудники все равно будут мешать, отвлекать и губить ваши планы. У них такой характер, и с этим ничего не поделать. Кроме того, ваш непосредственный начальник и прочие вышестоящие будут требовать к себе особого отношения, хотя многие менеджеры на удивление охотно примут новые правила, которые вы почерпнете из этой книги. Важно лишь правильно преподнести эти правила (см. «Встречи с шефом» в главе 5).

Если вам удастся отсечь 80 % от числа всех посетителей, в целом вы все равно выиграете.

80 % эффективности совещания — результат 20 % его длительности. Как и весь рабочий день, совещание изобилует помехами, которые убивают время (подробнее об этом в главе 8).

Заполняйте ваш рабочий график на 80 %, а 20% оставляйте про запас. Мы уже говорили об этом в главе 6.

Стратегия, которую вы возьмете на вооружение из этой книги, будет работать лишь в 80% случаев. На некоторые звонки вам придется отвечать немедленно, некоторых посетителей принимать сразу же. Некоторые совещания, несмотря ни на что, будут длиться дольше запланированного времени, проблемы и кризисы все равно буду возникать, и кое-какие ситуации все равно будут выходить из-под вашего контроля. Помните: ваша цель — избавиться от 80% помех, которые убивают время. Поставив цель избавиться от всех 100%, вы рискуете быть разочарованным, поскольку кое-что от вас все же ускользнет. Стремитесь к высшему качеству, но не к идеалу.

УСТАНОВЛЕНИЕ ПРИОРИТЕТОВ И СОРТИРОВКА

Каким образом установить приоритеты всех возложенных на меня задач? Вероятно, это самый частый вопрос, который задают участники семинаров по управлению временем. Как в случае с магическим снадобьем в форме таблетки или аэрозоля, о котором шла речь в главе 1, люди желают получить чудо-средство от хаоса на работе — неизбежного следствия столкновения противоречивых задач.

Давайте сначала рассмотрим ситуацию, с которой вам, даст бог, в жизни никогда не придется встретиться, т. е. ситуацию, когда врачи скорой помощи решают вопрос жизни и смерти. Принципы сортировки больных по степени тяжести были заложены хирургом наполеоновской армии, и до сих пор медики распределяют пациентов на три категории, с тем чтобы самые тяжелые больные получали помощь немедленно. Итак, больных делят на: 1) тех, кто выживет, если получит немедленную помощь; 2) тех, кто выживет, даже если получит медицинскую помощь чуть позже; 3) тех, кто не выживет. Это наглядный пример мудрого хладнокровия в экстремальных ситуациях: на полях сражений, при авариях и катастрофах, в больницах скорой помощи. Суть вышесказанного ясна: профессиональные медики, которым мы доверяем свои жизни, принимают решения взвешенно, с умом. Пусть не в их силах предсказать, с чем придется столкнуться в ближайшем будущем, они всегда найдут несколько минут, чтобы установить приоритеты с помощью объективной процедуры, а не на основе эмоций.

Ваш личный рабочий график требует от вас столь же взвешенных решений, что и от медиков, и того же умения отличать катаклизм от обыденности. И кроме того, вам необходимо раз и навсегда понять, что вы — всего один человек и что делать несколько дел одновременно вы не в состоянии.

Вернемся еще раз к термину «многозадачность». Значение этого кошмарного термина в нашем подсознании постепенно изменилось: если раньше «многозадачность» значила «способность выполнять несколько задач», то теперь — «способность выполнять несколько задач одновременно». Напрашивается аналогия с пожаром, который вы пытаетесь залить водой из миски, вместо того чтобы воспользоваться шлангом. Вода из миски выплескивается куда попало, почти не попадая на пламя, в то время как воду из шланга можно направить точно на очаг огня, добившись результата быстрее и эффективнее.

Установление приоритетов подобно сортировке. Гарантия успеха в том, чтобы оценивать задачи, исходя не из ложного впечатления их крайней срочности, но на основе взвешенной, с умом проведенной сортировки.

Первое: обратитесь к интуиции. Многие, как говорится, нутром чувствуют, к какой задаче приступить в первую очередь; чувство это базируется на знании текущей ситуации в конкретном бизнесе и компании. Когда вы работаете над I-образным планированием или когда коллега заявляется к вам с неожиданной проблемой — важно не терять голову в момент сортировки. Не реагируйте на сигналы ложной срочности, которые подает ваша центральная нервная система. Вовсе не за все дела, свалившиеся на ваши плечи, нужно хвататься сию же секунду. Лучший прием установления приоритетов — затормозить и подумать и лишь потом приступать к составлению плана работ.

Вспомните урок из главы 3: чем больше вы оттачиваете мастерство учета, тем больше времени сможете планировать заранее для предсказуемых и ожидаемых событий.