Интегрированный тайм-менеджмент

На этот случай и пригодится принцип «импульс переходящего остатка». Этот принцип предполагает разбивку объемной задачи и распределение ее более мелких частей на длительный срок.

Посвятив проекту всего один час в день, вы не заметите прогресса. Но представьте, что вы работали над данным проектом по часу каждый рабочий день в течение месяца. Это составит двадцать часов, или два с половиной рабочих дня! При работе над очень крупными проектами час в день (даже за вычетом выходных и праздников) составит 250 часов в год, т. е. целый рабочий месяц. Масса времени, верно?

Название этого приема, как и многих других, связано с характером деятельности мозга человека. Возвращаясь к одной и той же задаче ежедневно (желательно, но не обязательно в одно и то же время), мозг подхватывает импульс предыдущего дня, что существенно уменьшает время на раскачку по сравнению с работой после одно- или двухнедельного перерыва.

Это еще один пример того, как извлечь выгоду из достоинств и недостатков нашего мозга, чтобы выполнить необходимую работу успешно и без излишнего напряжения.

Итак, мы уже неплохо продвинулись. Мы изучили целый ряд приемов планирования рабочего дня с использованием основного средства — учета. Далее необходимо рассмотреть, что заботит окружающих вас людей, что движет ими и что движет вами, — для того чтобы вы успешно внедряли эти идеи, а ваши коллеги их воспринимали.

ГЛАВА 7. ПРОИЗВОДИТЕЛЬНОСТЬ ТРУДА: КАК УЗНАТЬ, НАСКОЛЬКО ВЫ ПРОДУКТИВНЫ

ПРИНЦИП ПАРЕТО

В 1906 году итальянский экономист Вильфредо Парето отметил, что 20% итальянцев владеют 80% национального богатства [12]. Это наблюдение и стало основой знаменитого правила, известного теперь как принцип Парето, или правило 80:20. Принцип многофункционален и приложим ко многим областям человеческой деятельности, где небольшое количество чего-либо существенно влияет на гораздо большее количество.

Когда вы проводите учет планов, ситуаций и целей, правило 80:20 помогает вычленить наиболее ценную деятельность, а также служит напоминанием, что успеха легче достичь, если на все давать припуск.

К примеру, можно подсчитать, что 80% работы выполняется за 20% времени рабочего дня. Нам только кажется, что мы целый день работаем одинаково энергично и продуктивно. Реальное же соотношение продуктивности и выполненной работы потрясает.

Еще пример: если вы когда-нибудь сидели на диете, врач-диетолог, вероятно, советовал вам скрупулезно учитывать каждый кусочек, который попадает вам в рот: честно записывать и подсчитывать калории каждой съеденной крошки. Почему? Дело вот в чем: между тем, что, как нам кажется, мы съедаем за день, и тем, что мы реально съедаем, существует большая разница. Всяческие перекусы, конфетки, печенье мы проглатываем не замечая, а они складываются в такую сумму калорий, в которой мы даже себе не желаем признаться. То же относится и к рабочему дню. Нас что-то отвлекает, мы занимаемся чем-то несущественным, а в итоге эти помехи занимают большую часть рабочего времени.

УБИЙЦЫ ВРЕМЕНИ: ВНЕШНИЕ ПОМЕХИ

Воспользовавшись приемом учета, давайте рассмотрим все те, на первый взгляд, мелочи, что мешают нам сосредоточиться на реальной работе. Все это предсказуемые помехи, которые возникают каждый день со всех сторон и не только отрывают от конкретного дела, но и вынуждают забыть о течении времени. Мы их воспринимаем как часть нашей деловой жизни.

Помехи извне (в противовес помехам изнутри, речь о которых пойдет дальше) — это плоды нашего рабочего окружения; события, отвлекающие внимание и лишающие контроля над временем. Эти убийцы времени бывают следующими:

• задержки при выходе из дому («Ключи куда-то подевались!»);

• задержки в дороге;

• болтовня с коллегами;

• неполадки с компьютером и доступом в Интернет;

• электронная почта;

• совещания;

• поиск папок, ручек и т. д.;

• телефонные звонки;

• курсы повышения квалификации;

• посетители;

• прослушивание сообщений голосовой почты.

УБИЙЦЫ ВРЕМЕНИ: ВНУТРЕННИЕ ПОМЕХИ

Кроме внешних есть также и мелочи, что мешают нам изнутри: врожденные черты, свойственные характеру качества, вызывающие задержки в работе, а в конечном итоге напряжение и стресс. Вычленить их сложнее, нежели внешние помехи, поскольку внутренние убийцы времени являются частью нашего облика. Среди них можно отметить:

• неумение отказывать;

• неумение или нежелание перепоручать дела сотрудникам;

• привычка хвататься за все сразу;

• привычка откладывать ежедневные дела в долгий ящик;

• неумение отделять главное от второстепенного;