Инфопартнёрство или как успешно пиарить свои мероприятия

4. Какие материалы и как готовят организаторы? 50 % организаторов не понимают супер важности этого фактора принятия решения инфопартнёрами, участниками, спонсорами, партнерами вообще в их мероприятии. Когда мы знаем, что конкретные организаторы "экономят" или нанимают "друзей" в качестве фотографов, видео операторов, интервьюеров и контент раз за разом оставляет желать лучшего или его вообще нет, то мы стараемся не посещать такие мероприятия и не входить в партнёрку.

Видео — сегодня один из главных факторов успеха

Практически ни одно мероприятие не может обойтись без яркой и привлекательной афиши, с классными фотографиями после события, но к ним обязательно нужен текст, а видео мгновенно вовлекает движением, звуком, атмосферой.

Возможно, эта книга появилась, благодаря тому, что я десятки раз просил, умолял, требовал: "Запишите простыми словами анонс на 2–3 минуты видео — что запланировано, кто будет, какие цели, почему Вы вообще решились на это? Расскажи хоть что-то про себя!"

Даже не супер крутая подача в белой комнате или на улице начинающего оратора, в разы больше привлечёт внимание, вызовет доверие, чем десятки абзацев самого убойного текста с перечислением всех самых известных на сегодня в России брендов!

Что мешает попросить будущих участников записать хотя бы по минуте, где они проговорят свои ожидания, сделают анонс будущего участия в событии? Полученные видео можно объединить в один ролик или выложить отдельными постами, с дополнительным описанием про записавшего и ссылками на его бренд, медиаресурсы, хештег.

Дальше можно снимать все этапы подготовки (выбор площадки, заказ оборудования и кейтеринга, полиграфии, передвижения хедлайнеров и пр.), даже переговоры по видео или по телефону или живые встречи — я уверен, что 99 % контрагентов будут только рады дополнительной рекламе, упоминанию.

Во время мероприятия не нанять хороших фотографов и видео операторов сегодня — это преступление организатора!

В зависимости от формата, количества участников, сложностей и задач, нужно нанимать достаточное количество профи или расставлять камеры в разных точках.

Пример: лично мне довелось готовить недавно техническое задание для одного яркого и крупного модного события — я предложил заказчику расставить 250 камер и нанять команду из 15 профи, для управления всем хозяйством, плюс заложил три месяца на качественное создание готового контента. На что заказчик произнёс с уважением: "Чувствуется опыт, мне пока никто больше 3 видеокамер и 5 фотографов одновременно не предлагал!"

Отлично понимаю, что у 99 % организаторов нет таких бюджетов, как в примере с заказчиком, но почему никто не просит всех присутствующих на мероприятии прислать им весь отснятый материал в мессенджеры или ссылки на облако? Так давно делают участники частных мероприятий, где после дня рождения в WhatsApp валятся сотни фото и все видео.

Минимальные требования для формирования контента — это два фотографа и пару профи, снимающих видео.

Снято должно быть 100 % происходящего, даже в перерывы действий — в эти моменты гости расслабляются, общаются, фотографируются около фотозон и любых других местах.

Для фотографов минимальный стандарт — это 1000 снимков за два часа мероприятия. Кто не может так работать, на мероприятиях — пусть неспеша общаются с клиентами в студиях или приходят, как партнёры и ловят один-два шедевральных кадра, а нанимать нужно тех, кто будет непрерывно снимать, без перекуров и разговоров.

Когда получен видео контент после события — его нужно, как можно быстрее и качественнее запустить в монтаж. Очень редко бывает, что хороший оператор обладает терпением, желанием десятки часов на таймлайне соединять и вырезать кадры, подбирать музыку, делать крутые переходы — поэтому на монтажера обязательно нужно выделять отдельный бюджет.

Минимальный стандарт в подготовке видео:

1. Отчетные общие ролики на одну, две, три, пять минут и затем один на 15-20-45 минут, в зависимости от наполнения мероприятия событиями. С понятными титрами или закадровым голосом объясняющим происходящие, все яркие и крутые креативы, где ничего не понятно — пока в этот пункт не берём.

2. Ролик с партнёром, главным действием или эпизодами — по времени столько сколько нужно, т. е. если выступал докладчик, проходил показ моделей 10-15-25-40 минут, то значит это надо показать полностью от и до.

3. Интервью — я очень и очень редко вижу где-то в отчетах полноценные интервью гостей, партнёров, спонсоров, участников. Почему-то делается нарезка из очень выгодных организатору фраз, а то что человек старался нервничал, думал, ждал этого момента годами, в расчет не принимается! А если это супер профи и говорит то, что не понимают организаторы, зато будет в восторге целевая аудитория? Да, это может быть косный и мало интересный язык, но считаю, что раз кто-то говорит на камеру, то для организатора и инфопартнёров — это отличная возможность быть услышанным человеку!