i 002456b8cccf0f26

чае останется порядочным в ваших глазах, но вам от этого будет не

легче.

40

Часть I. Как закупщик закупщику...

Документооборот

В наше время уже редко кто подписывает договоры ручкой с золоA

тым пером, сидя за столом друг напротив друга. Подобная торжественA

ность сохраняется только как лишний повод попозировать перед объекA

тивами прессы, когда подписание какогоAнибудь рамочного договора

о сотрудничестве происходит между главами государств или презиA

дентами какихAнибудь транснациональных холдингов.

На самом деле подписание договора является вполне будничной

операцией, совершаемой на бегу, гдеAто между обедом и очередным

совещанием. Настолько будничным, что менеджеры, фактически приA

нимающие решения о судьбах сделок, частенько говорят чтоAто вроде:

«Как только появится “генеральный”, я им подпишу договор и скину

тебе последний лист»…

Эта загадочная фраза означает, что сделку можно считать заклюA

ченной, а формальности будут соблюдены, как только в пределах доA

сягаемости появится первое лицо, уполномоченное ставить свою авA

торитетную закорючку на договорах и тому подобных документах.

То, что обмен судьбоносными документами идет по факсу или элекA

тронной почте, уже давно никого не смущает. И даже фразу о том, что

все документы, переданные по факсимильной связи, имеют полную

юридическую силу, уже почти не встретишь в современных договоA

рах — настолько это стало естественным.

И тем не менее с завидной регулярностью усложняющиеся требоA

вания УФНС, встречные проверки, внутренние и внешние аудиты,

необходимость приводить делопроизводство в соответствие с требоA

ваниями ISO, требование иностранных акционеров вести отчетность

в соответствии с GAAP и прочие подобные причины заставляют комA

пании следовать достаточно суровым правилам в отношении докуменA

тооборота.

Эти правила возлагают на закупщика дополнительную порцию неA

человеческой нагрузки. Чуть что, сразу слышишь: «Это твои поставA

щики до сих пор не прислали оригинал счетаAфактуры!», «Это ты не

потребовал с и. о. директора фирмыAпоставщика доверенность на праA

во подписи договоров» или «Это твой поставщик снова неправильно

указал НДС на транспортные услуги!» и т. д., и т. п.

Если бы вы только знали, сколько времени и сил уходит на урегулиA

рование всех этих мелких и формальных недоработок!

Лично я после двадцатого по счету объяснения очередному поставA

щику правил заполнения счетовAфактур нашла для себя простой выA

Глава 2. Читаем договор поставки «между строк»

41

ход: составила небольшую памятку о том, как правильно оформлять

документы при работе с нашей компанией, и в дальнейшем отправляA

ла ее каждому поставщику, с которым заключались договоры. Это был

очень простой, но очень полезный документ, благодаря которому мне

удалось сэкономить кучу времени. Выглядел он примерно так.

Уважаемый поставщик!

Прошу Вас уделить особое внимание оформлению документов при работе с на*

шей компанией. Мы выдвигаем следующие требования к оформлению счетов*

фактур и накладных.

1. Форма счета*фактуры должна соответствовать требованиям _____________.

2. В графе «Адрес покупателя» должен быть указан наш юридический адрес:

3. В графе «Грузополучатель» должен быть указан один из следующих грузополу*

чателей, в зависимости от конкретного адреса поставки: _________________.

4. В графе «Дополнительные условия» должен быть указан номер вагона или ма*

шины.

5. Накладная должна быть выполнена по форме «Торг*12».

6. В графе «Основание» должен быть указан номер действующего договора.

7. Документы должны быть переданы по факсу ______________ в день отгрузки

товара.

8. Оригиналы документов должны быть отправлены по нашему почтовому адре*

су в течение 2 дней по факту получения нами товара — сразу после уточнения

фактически полученного количества и качества товара. Наш почтовый адрес:

___________________________________________________________________.

Уточнить фактическое качество и количество товара можно по телефону _______,

контактное лицо ________________ (Ф. И. О.)

9. Уточнить все другие интересующие Вас вопросы Вы можете у следующих со*

трудников нашей компании:

по поводу оформления документов: ____________ (Ф. И. О.), телефон ________;

о произведенных в Ваш адрес платежах: ________________ (Ф. И. О.), телефон

_________;

по поводу актов сверки, штрафов и просроченных задолженностей звоните

_______________ (Ф. И. О.), телефон __________________.

Спасибо за сотрудничество.

42

Часть I. Как закупщик закупщику...

Если вам приходится по несколько раз в день объяснять одно и то

же разным людям, отвечать разным поставщикам на одни и те же воA

просы, не проще ли будет разработать небольшую инструкцию, котоA

рая облегчит жизнь и вам, и вашим поставщикам?

У этой инструкции есть только один недостаток. Когда отправляA

ешь ее комуAнибудь по факсу, а она плохо проходит, тут же перезваниA

вает представитель поставщика и говорит: «Вы сейчас передавали нам

факс, а он плохо прошел. Зачитайте мне, пожалуйста, вслух третью,