Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2013

2. В группе инструментов «Форма» выберите Страница / Переименовать страницу. Переименуйте вкладку (2) – назовите ее, например, «Взаимодействие с клиентом».

Если важных для вас подробностей будет много, можно разделить их на 2–3 вкладки – например, «Предварительная работа», «Планирование проекта», «Сопровождение клиента». Каждая из вкладок будет включать поля, детализирующие соответствующую стадию работы с клиентом.

После того как мы переименовали вкладку (2) во «Взаимодействие с клиентом», начнем эту вкладку конструировать – создавать пустографку под свои нужды.

1. Рядом с окном контакта при переходе в режим конструктора формы само появляется меню «Выбор полей».

2. Выберите в нем вместо «Часто используемые поля» пункт «Поля пользователя в папке».

3. Если вы уже создавали в папке «Контакты» пользовательские поля, вы их увидите здесь. Если еще не создавали – нажимайте кнопку «Создать» и создавайте поля нужного вам формата.

Например, «Клиенту выслана реклама» – тип поля «да/нет».

Или тип «дата/время», если вам нужно зафиксировать дату высылки рекламы, а не просто факт ее отсылки.

Дальше могут быть поля «Холодный прозвон», «Презентация», «Коммерческое предложение», «Договор», «Счет», оформляющие весь процесс вашего взаимодействия с клиентом.

Созданные поля перетаскивайте мышкой прямо на вкладку «Взаимодействие с клиентом». Вы можете перемещать поля по вкладке, располагать их в любом порядке, растягивать или сжимать их границы, добавлять рисунки… Таким образом вы конструируете ваш бланк взаимодействия с клиентом.

Теперь нужно сделать форму доступной для использования в разных папках Outlook, в том числе дать себе возможность создавать контакты на ее основе.

1. На вкладке «Разработчик» выберите кнопку «Опубликовать», затем «Опубликовать форму».

2. В появившемся окне выберите в поле «Папки Outlook» пункт «Библиотека личных форм».

3. В поле «Название» введите название формы, обязательно латинскими буквами – например, client-contact.

4. Нажмите «Опубликовать», а затем «ОК» во всех меню; также закройте окно вашего контакта.

5. Теперь в списке папок кликните правой кнопкой мыши на вашей папке «Клиенты». Выберите в меню пункт «Свойства».

6. На открывшейся вкладке «Общие» найдите пункт «Помещая в эту папку, использовать…» – там указана стандартная форма контакта IPM.contact. Мы заменим ее нашей формой.

Для этого там, где написано IPM.contact, нажмем стрелку и в выпавшем списке выберем пункт «Формы».

В появившемся окне «Выбор формы» в поле «Папки» выберите «Библиотека личных форм».

В появившемся списке личных форм выберите форму client-contact и нажмите «Открыть». Нажмите «ОК» для закрытия меню свойств папки.

Обратите внимание, в папке «Клиенты» в табличном представлении раньше под заголовками столбцов было написано «Щелчок добавит элемент (Контакт)». Дважды кликнув на этой надписи, вы могли создать стандартный контакт. Теперь там написано «Щелчок добавит элемент (client-contact)». Дважды щелкнув на этой надписи, вы откроете окно создания контакта, в котором кроме стандартных вкладок будет дополнительная – «Информация по взаимодействию с клиентом». Открыв ее, вы можете проставлять в ней значения всех полей так же, как мы раньше делали это в табличном представлении.