Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2013

9. Еще раз нажмите кнопку «Поле», выберите «Юридический отдел» в подменю «Поля пользователя в папке». Снова установите условие «равно – да», нажмите «Добавить к списку». В окне «Отбор» получится такая картина.

10. Аналогично установите условие «равно – да» для поля «Финансы».

11. Нажимайте «ОК» до закрытия всех меню.

Теперь, если во всех трех пользовательских полях («Финансы», «Бухгалтерия», «Юридический отдел») проставлены галочки, соответствующая задача выделяется синим цветом. Таким образом, в списке договоров вы сразу видите полностью согласованные, они выделены синим.

Аналогичным образом можно настроить и обратные правила: например, договоры, по которым нет ни одного согласования, выделять красным цветом.

Детализация контактов

Часто бывает необходимо структурировать работу с каким-либо типом людей или организаций. Например: вы задаете стандартные вопросы кандидатам на вакансию; отмечаете успехи менеджеров, проходящих обучение; фиксируете этапы работы с клиентом или поставщиком.

Можно подойти к этому процессу абсолютно так же, как мы делали в предыдущих параграфах со встречами и задачами. То есть создать отдельное пользовательское представление, в которое отбираются нужные вам контакты; затем создать пользовательские поля, отражающие стадии работы с человеком, и настроить автоформатирование, по-разному раскрашивающее контакты в зависимости от того, все ли поля заполнены.

Мы освоим несколько более сложный способ. До сих пор мы говорили только о пользовательских полях, а сейчас задействуем пользовательские формы. В этом случае, открывая задачу, встречу или контакт, мы видим их стандартное окно, стандартную форму, которую можно настраивать, вынося на нее те пользовательские поля, которые нас интересуют. Получается своего рода электронная «пустографка», оформляющая интересующий нас процесс.

Например, в одном из подразделений РАО «ЕЭС России» таким образом была оформлена постановка задач по согласованию договоров. Руководитель ставил задачу на специально сконструированной вкладке «Контроль», содержащей все необходимые подробности по договору.

Подчиненный же работает в основном со вкладкой «Исполнение», содержащей необходимые шаги по согласованию договора (названия департаментов, даты получения согласования).

Когда подчиненный вносит изменения на вкладку «Исполнение», соответствующая информация автоматически появляется на вкладке «Контроль» у руководителя.

Разберем эту технологию на примере взаимодействия с клиентом. Работа с субподрядчиком, кандидатом на вакансию, участником обучения будет аналогичной.

Для начала создадим формы.

1. Создайте в «Контактах» подпапку для контактов ваших клиентов. Для этого в списке папок кликните правой кнопкой мыши на папке «Контакты» и выберите в контекстном меню пункт «Создать папку».

2. Введите в появившемся окне название новой папки – «Клиенты» и нажмите «ОК».

3. Войдите в созданную папку, создайте в ней контакт какого-нибудь вашего клиента и откройте его.

Теперь нужно показать кнопку «Конструктор – эта форма» на панели быстрого доступа. Для этого нажмите кнопку «Настроить панель быстрого доступа» и выберите из списка пункт «Другие команды».

В появившемся окне «Параметры редактора» из списка «Выбрать команды из…» выберите «Вкладка “Разработчик”». Найдите пункт «Разработать форму». Нажмите кнопку «Добавить».

Теперь нажмите «ОК». На панели быстрого доступа появится нужная нам кнопка.

Теперь вы увидите в окне конструируемого контакта новые вкладки под номерами (2), (3) и т. д. – это те части формы, которые мы можем конструировать сами.

Давайте настроим одну из этих вкладок. Для начала переименуем ее.

1. Перейдите на вкладку (2).