Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2007-2010

Иногда хочется настроить автоформатирование по нескольким признакам сразу – по проекту, человеку, категории и т. п. В таких случаях, если правила автоформатирования конфликтуют (например, одно пытается раскрасить письмо в красный цвет, другое – в зеленый), приоритет будет отдан тому, которое стоит ближе к началу списка правил. Поэтому можно применить маленькую хитрость: например, письма от руководителя выделять крупным шрифтом, а по приоритетному проекту – красным цветом. Тогда письмо от руководителя по приоритетному проекту окажется одновременно и крупным, и красным.

Вставка в письма готовых блоков текста

Кроме автоматической раскраски сообщений полезно автоматизировать создание текстов некоторых писем. Например, стандартный ответ на резюме соискателя с приглашением на собеседование. Для того чтобы вставлять готовый типовой текст, можно использовать функцию подписи.

^{1. Зайдите в меню Файл / Параметры (в Outlook 2007 – Сервис / Параметры).}

^{2. В открывшемся окне щелкните вкладку «Почта» (в Outlook 2007 – «Сообщение»), а на ней – кнопку «Подписи».}

^{3. В открывшемся окне нажмите «Создать» и введите в верхнем поле название вашего стандартного сообщения, а в нижнем – его текст.}

^{4. При ответе на письмо, в котором требуется этот текст, нажимаем на вкладке «Вставка» кнопку «Подпись» и выбираем подпись с нужным текстом.}

Информационное «чувство локтя»

Электронная почта – очень сильный инструмент координации усилий в командной работе, если уметь эффективно ею пользоваться. Вот несколько простых правил коллективной работы с почтой.

1. Определите единые стандарты для поля «Тема» письма. Часто люди просто не пишут тему либо оставляют в этом поле что-то вроде «Re [15]: Прошлогодний снег», хотя речь идет уже о весеннем пикнике. Правило хорошего тона – актуальная тема письма, соответствующая его содержанию. Договоритесь о ключевых словах, например названиях проектов.

2. Примите общий стандарт использования флажка высокого приоритета письма. Слишком многие ставят его на все свои письма, что обесценивает этот значок. Договоритесь о том, с какой частотой и по каким именно вопросам можно его использовать. Например, в одной компании установили правило: «Флажок “приоритет” можно использовать только для писем, связанных с серьезными проблемами во взаимоотношениях с клиентами».

3. Определите типовые сроки и «этикет» ответов. Например, иногда адресат предполагает, что, не ответив на письмо, он выражает свое согласие с тем, что в нем написано. Должно быть общим правилом: на любое рабочее письмо обязательно следует отвечать в определенный срок, например в течение дня. Формулировка может быть такой: «Ваше письмо получил, смогу принять решение и ответить не позднее четверга».

Эти простые правила создают очень важное информационное «чувство локтя». Сообщения не зависают в воздухе, информация не теряется. Все ощущают свое пребывание в едином информационном пространстве.

Полезности для руководителя

При использовании электронной почты в Outlook вы можете:

▪ автоматизировать назначение друг другу встреч и задач;

▪ более эффективно корректировать взаимные планы при командной работе и управлять делегированными задачами;

▪ анализировать переписку с клиентами и партнерами, получать полную историю взаимодействия с ними по разным вопросам;

▪ стандартизировать типовые письма, отправляемые сотрудниками вашим клиентам и контрагентам;

▪ организовывать автоматизированные голосования по электронной почте, когда необходимо собрать позицию ваших коллег по различным вопросам.

Краткие итоги

▪ Определите частоту и время проверки почты, а также общий ежедневный бюджет времени на работу с ней.

▪ Настройте правила автоматической фильтрации для рассылок и тому подобной второстепенной информации.

▪ Письма, содержащие задачу для вас, помечайте флажком «К исполнению» и таким образом вносите их в систему управления задачами.

▪ Письма, по которым необходимо принять решение или отследить исполнение, помещайте в папки «1-Контроль» и «7-Контроль»; во «Входящих» держите не более 10–15 писем.

▪ Просматривайте папку «1-Контроль» ежедневно, «7-Контроль» – еженедельно.

▪ Отработанные письма переносите в архивные папки. Для выборки писем от определенного человека или по определенному вопросу пользуйтесь папками поиска.

▪ Используйте автоматическое форматирование для выделения цветом важных входящих сообщений – от определенного человека, по определенному проекту и т. п.