Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2007-2010

^{1. Найдите в списке папок Outlook пункт «Папки поиска».}

^{2. Кликните на нем правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню пункт «Создать папку поиска».}

^{3. В появившемся окне выберите «Создание настраиваемой папки поиска» и нажмите кнопку «Выбрать».}

^{4. В появившемся окне «Настройка папки поиска» введите в поле «Имя» ее название и нажмите «Условия».}

^{5. В появившемся окне задайте параметры писем, которые вы хотите видеть в своей папке. Например, если вы собираете все письма от определенного человека, нажмите кнопку «От» и выберите нужный адрес электронной почты. Если собираете все письма по проекту – впишите кодовое слово проекта в графу «Искать текст в поле “Тема”» (естественно, чтобы пользоваться такой возможностью, вы и ваши адресаты должны всегда использовать определенное название проекта в темах, относящихся к проекту писем).}

Автоматическое форматирование сообщений

Чтобы лучше ориентироваться в приходящих сообщениях, бывает полезно настроить их автоматическую раскраску в определенный цвет. Например, письма от руководителя выделять синим, письма по определенному приоритетному проекту – красным и т. п.

Для этого нужно задать правила автоформатирования писем. Это делается так же, как автоформатирование задач (подробно описанное в главе 2). Вы задаете Outlook шрифт для форматирования сообщений и условия, позволяющие понять, что именно нужно так отформатировать. Попробуем настроить Outlook так, чтобы письма от руководителя выделялись строгим синим цветом (или от любимого человека – красивым зеленым).

^{1. В папке «Входящие» кликните правой кнопкой мыши на заголовке любого столбца над письмами и выберите в контекстном меню пункт «Настройка представления» (в версии 2007 – «Настройка текущего представления»).}

^{2. В появившемся окне нажмите кнопку «Условное форматирование» (в версии 2007 – «Автоформат»).}

^{3. Появляется окно «Условное форматирование» (в версии 2007 – «Автоматическое форматирование»). Нажмите «Добавить», назовите добавленное правило «Письма от руководителя – синим». Затем нажмите кнопку «Условие».}

^{4. В появившемся окне «Отбор» нажмите «От».}

^{5. В появившемся окне «Выбор имен» выберите или введите адрес руководителя и нажмите «ОК».}

^{6. Нажмите «ОК» в окне «Отбор». Произойдет возврат в окно автоматического форматирования. Нажмите «Шрифт».}

^{7. Выберите синий жирный.}

^{8. Нажимайте «ОК» до закрытия всех меню. Письма от руководителя выделятся синим цветом.}

Аналогично можно настроить выделение цветом писем, относящихся к какому-либо проекту. Для этого вам необходимо условиться с коллегами, что темы относящихся к проекту писем начинаются со строго определенного слова – краткого названия проекта. Например: «Альфа-лизинг: вопросы к переговорам в пятницу».

Чтобы раскрасить все такого рода письма, в условиях автоформатирования мы зададим «Искать текст “Альфа-лизинг:” в поле Тема».