Думай, решай, управляй! Как стать эффективным лидером и оставаться им в кризис

Неважно, сколько человек в нее входит, главное для начала — понять основные цели и задачи подразделения. Вообще-то они записаны в положении о подразделении, есть такой документ — положение об отделе, о секторе, об управлении, о департаменте. С этим документом необходимо ознакомиться в первую очередь, тщательно изучить его и понять, чем должно заниматься ваше подразделение.

Рекогносцировка

В моей практике бывали ситуации, когда несколько подразделений выполняли одну и ту же задачу. Самое интересное, что делали они это практически в одно и то же время, лишь с небольшими вариациями. Случалось, что они перекладывали ответственность друг на друга. Руководители одних подразделений утверждали, что их дело — только сбор информации, тогда как другие должны заниматься конкретными вещами. В итоге не делалось ничего.

Поняв, чем именно занимается ваша команда, за что конкретно отвечает, какие отчеты необходимо сдавать и как часто (эта работа довольно-таки рутинная, но при правильном подходе ее реально организовать за неделю), можно двигаться дальше. Проанализируйте работу других подразделений: не выполняют ли они смежные задачи? Затем сравните их с задачами, поставленными перед вами руководителем, и с задачами вашего подразделения (описаны в положении о подразделении) и определите, лежат ли они в одной плоскости или же противоречат друг другу. А может, и вовсе разнонаправлены? Это первый блок анализа.

Подчиненные

Второй блок — изучение функционала каждого сотрудника. Эту часть работы необходимо провести в первые дни после назначения. Но прежде вы должны согласовать с непосредственным руководителем свой рабочий план на ближайший месяц. Это время нужно для того, чтобы разобраться:

1) чем занимается ваша команда в целом;

2) чем занимается каждый сотрудник;

3) хватает ли вам человеческих и технических ресурсов для выполнения поставленных задач.

https://drive.google.com/file/d/1Q2Hya-VFuXykXtr_3Ckcf5tOhwN8oj5I/view

Отследите все процессы, протекающие внутри вашего подразделения и в смежных отделах. В большой компании это поначалу будет непросто, но, если она состоит из одного-двух подразделений, вы сможете быстро ознакомиться с особенностями ее работы.

Обратите внимание

Чтобы полностью разобраться с этими вопросами, необходим (и вполне достаточен) месяц, то есть 21 рабочий день. Затем вы сможете перейти в штатный режим работы и выдать первые результаты. Если от вас ждут немедленных результатов и подчеркнут, что работать нужно уже сейчас, объясните, что это и есть первый, и очень важный, этап вашей работы в должности руководителя подразделения.

Ознакомьтесь с должностными инструкциями ваших подчиненных. Затем изучите, чем они занимаются, соответствуют ли их должности тем задачам, которые стоят перед вашим подразделением.

Ваш «тайм-менеджмент»

Итак, вам следует определить:

1) задачу подразделения;

2) задачи каждого сотрудника;

3) наличие необходимых ресурсов;

4) пробелы во всех процессах.

https://drive.google.com/file/d/1YyqqXb16WD61ScRFmNf9T4xoE50RyTa4/view

На эту работу вполне достаточно недели.

В первый день вы будете заниматься анализом задач, стоящих перед вашим подразделением. Распишите их на бумаге, обозначьте приоритет каждой, чтобы четко понимать, сколько времени и в какой день уделить той или иной задаче. Потом проанализируйте работу подчиненных. Ознакомившись с их должностными инструкциями, побеседуйте с каждым из них отдельно. На беседу заложите от получаса до часа.

Безусловно, на общение с подчиненными придется потратить силы. Однако в дальнейшем это сэкономит не только время, но и деньги, а также представит вас не только как грамотного специалиста, но и как серьезного управленца.

Перед началом беседы составьте список вопросов, которые вы будете задавать каждому сотруднику. Возможно, по ходу дела появятся дополнительные темы для обсуждения, но базовый список следует подготовить заранее.

Первым задайте самый простой вопрос: чем ваш собеседник, член вашей команды, должен заниматься? Следующие вопросы: чем он занимается на самом деле? Как часто представляет отчеты? В какой форме? Что в них отражается? Где он черпает информацию?

Уточните, есть ли у него необходимые технические средства: имеется ли возможность совершать звонки, писать письма клиентам, выполнять те или иные функции, предусмотренные должностными обязанностями. Ответы записывайте.