Бухгалтерский учет на компьютере

2. Перенос данных из бухгалтерских программ других версий, например, перенос баз, работающих под управлением 1С: Предприятия 7.7. Автоматический перенос данных возможен лишь в том случае, если конфигурации, из которых вы переносите данные, были типовыми, в ходе работы с ними не проводилось их доработки под нужды организации. В противном случае никто не сможет гарантировать вам нормального переноса данных стандартными средствами. Перенос в подобной ситуации возможен – но для его выполнения вам лучше поискать специалистов. Надо отметить, что перенос данных возможен не только из учетных программ более старых версий, разработанных компанией 1С, но и из любых других учетных систем, но в последнем случае операция гарантированно потребует вмешательства специалистов. Кроме того, учтите, что после загрузки данных из старой базы, вам нужно будет тщательнейшим образом проверить данные в новой базе, сверить все по данным отчетов. Обычно абсолютно «чистых» переносов не бывает – всегда встречаются какие-то мелкие проблемы, которые потребуют ручного вмешательства. Идеальный вариант перехода – это начало ведения учета с начала нового учетного года, когда из старой базы в новую переносятся справочники и остатки по счетам. Перенесенные данные и в таком случае нужно тщательно проверить, добившись, в случае обнаружения расхождений, полного их соответствия в «старой» и «новой» базах. Вариант не столь идеальный – переход где-то в середине учетного периода. При таком переходе, в идеале, в новую базу должны попасть справочники, сведения об остатках на начало текущего учетного года, а так же – все документы текущего года, ведь их данные должны попасть в отчетность, да и продолжать учет без этих документов будет невозможно. Если привести некоторую среднюю оценку подобных выгрузок, то можно сказать, что в большинстве случаев документы переносятся, но может случиться так, что не все, может случиться так, что переносятся некорректно. Здесь, опять же, можно доверить перенос специалистам. Но в любом случае, вам, после выгрузки, которая выполнялась не по состоянию на начало года, придется проверить все перенесенные документы, и, при необходимости, отредактировать некоторые из них или добавить в систему те из них, которые не перенеслись. Более того, если уж совсем по правилам осуществлять переход на новую учетную систему со старой, то рекомендуется некоторое время вести параллельный учет в двух системах, сверять результаты – ведь новая система может вести себя непредсказуемо для пользователя, с ней незнакомого. Если вы сможете позволить себе ведение учета и в новой и в старой системах – это позволит вам вовремя заметить те «неожиданности», которые новая система может вам преподнести, избежать связанных с этим учетных ошибок и, в итоге, быстрее освоить новую систему.

3. Третий вариант начала учета – это собственноручный ввод начальных остатков, а, возможно, и документов, и последующее ведение учета. Такой подход применим в том случае, если, например, вы ведете учет в совсем небольшой организации, документов немного, объем работ по вводу данных, позволяющих вести учет в программе, невелик. Подобный сценарий возможен как при переходе с более старых на более новые версии программ, так и в том случае, если ранее вы вели учет без использования специализированного ПО.

При работе в 1С: Бухгалтерии, если говорить о начале ведения учета «с нуля», можно выделить последовательность учетных работ, некоторые из которых производятся на этапе начальной настройки системы, некоторые являются периодическими. В частности, можно говорить о следующей последовательности действий:

1. Заполнение сведений об организации, учет хозяйственной деятельности которой ведется в системе. В одной базе можно вести учёт нескольких организаций. Удобство такого подхода заключается в том, что для учета по разным организациям могут применяться общие списки объектов. Например – контрагентов, товаров, материалов. Это экономит время на ввод данных. Нужно отметить, что учёт по нескольким организациям не поддерживают базовые версии 1С: Бухгалтерии. Однако, если учёт по нескольким организациям нужен пользователю базовой версии, он может вести учёт по ним в разных информационных базах.

2. Настройка параметров программы, параметров учёта и учетной политики по бухгалтерскому и налоговому учету. От этих параметров зависят особенности отражения операций в учете.

3. Заполнение сведений о контрагентах организации – то есть о её деловых партнёрах, ввод данных о сотрудниках, о товарах, материалах, основных средствах.

4. Ведение периодических учетных работ – ввод документов, построение периодически требующихся бухгалтерских отчётов.

5. Ежемесячное выполнение работ по закрытию месяца.

6. Периодическое формирование различных отчётов – как для внутреннего использования, так и для передачи, например, в налоговые органы.

7. Ежегодное выполнение работ по закрытию года и формируется годовая отчётность.