Access 2002: Самоучитель

· в главах 3–6 рассматривается создание базы данных в программной среде Access 2002. Поскольку эта среда содержит элементы, которых не было в предыдущих версиях, приводятся необходимые пояснения;

· в главе 7 изучаются вопросы, связанные с конвертированием баз данных из других СУБД в Access 2002;

· глава 8 содержит общие сведения о проектах Microsoft Access 2002. С введением этой категории Access превращается в распределенную систему.

· в главах 9-12 рассматривается программирование в объединенном банке данных и его различные варианты: программирование на языках SQL и Visual Basic, а также с использованием макросов.

Соглашения

Структура книги подразумевает, что читатель может изучать ее последовательно или использовать как справочник. Небесполезно учесть следующее:

· курсивом выделяются термины, встретившиеся впервые;

· полужирным шрифтом отмечены элементы интерфейса операционной системы и рассматриваемых программ (пункты меню, заголовки диалоговых окон и пр.), а также клавиши;

· последовательно выполняемые команды меню записываются через стрелочку, например: Файл → Открыть;

· при обозначении сочетаний клавиш, которые следует нажимать одновременно, используется знак «плюс», например: Ctrl+O;

· моноширинным шрифтом отмечены коды программ;

· все Internet-адреса подчеркнуты.

...

Таким образом выделена особо важная информация, примечания, предупреждения.

Глава 1 Постановка проблемы

Сегодня никого нельзя удивить понятием «компьютерный автоматизированный банк данных». Это так же обычно, как передача сообщений по факсу или заказ билетов по телефону. Существует бесчисленное множество функционирующих банков данных, однако далеко не все они удобны в эксплуатации. Пользователю, работающему с банком данных, необходимо «умение» последнего быстро, гибко и в требуемой форме организовать и выдать информацию в ответ на любой запрос.

В этой книге подробно рассказывается обо всех проблемах, с которыми может встретиться разработчик баз и банков данных: начиная с логической структуризации и заканчивая написанием сложных макрокоманд. Особое внимание уделено вопросам интеграции разнородных баз данных в единый эффективно функционирующий информационный банк. Все решения показаны на примере реальной базы данных по чрезвычайным ситуациям, о содержимом и структуре которой рассказано в начале главы 2.

Режимы функционирования банка данных в производственных условиях

Как правило, имеются в виду следующие режимы функционирования банка данных:

• режим начальной загрузки, в котором исходная информация, содержащаяся в банке данных, вводится в соответствующие структуры БД;

• режим корректировки, в котором осуществляется обновление, добавление и удаление информации, находящейся в банке данных;

• режим диалога, в котором пользователи обращаются к банку данных и производится обработка запросов. Такие запросы могут предусматривать:

– только выдачу пользователю информации о тех или иных параметрах процесса. Эта информация в требуемом формате содержится в банке данных;

– решение поставленной задачи с использованием сведений, находящихся в банке данных;

• режим реорганизации и анализа, в котором выполняются операции, непосредственно связанные с поддержанием банка данных в рабочем состоянии:

– реорганизация структур БД;

– копирование и восстановление БД;

– анализ статистических данных, связанных с функционированием информационного фонда.

Пользовательские запросы к банку данных

Из всех перечисленных выше запросов для пользователя наиболее важен режим диалога, а остальные носят служебный, вспомогательный характер. Режим диалога позволяет формировать самые различные запросы и является первым и необходимым шагом к аналитической обработке информации.

Конечно, нельзя заранее предусмотреть все возможные варианты запросов. Назовем лишь самые характерные типы запросов пользователя к банку данных в порядке возрастания сложности:

• запросы на обработку данных, связанных с одной таблицей (выборка, удаление, корректировка и ввод данных);

• запросы на групповую обработку данных (сумма, среднее значение и т. д.), связанных с одной таблицей;

• запросы, при которых условием отбора записи является полное значение поля;

• запросы, при которых условием отбора записи является неполное значение поля;

• запросы с несколькими условиями отбора записей в разных полях;

• запросы с несколькими условиями отбора записей в одном поле;

• запросы с заданием параметров;

• запросы на создание объединенной выборки из нескольких разнородных таблиц и т. д.

Как уже говорилось, наличие в банке разнородных баз данных несколько усложняет работу. Подробнее этот вопрос рассматривается в следующих разделах.

Проблемы, связанные с выбором СУБД