Причина такого состояния Смоленской крепости лежала в нерадении и корыстолюбии польских высших и местных властей. Еще в 1633 году, во время осады Смоленска воеводой-боярином Шеином, Ян Москоржовский, секретарь гетмана Радзивилла, изображая печальное состояние его крепости, горько жаловался на нерадение властей, которые заботились лишь о собирании себе больших доходов с волостей, вследствие чего погибли многие замки Смоленские и Северские. Но до 1633 года состояние крепости было еще сносное, даже по некоторым польским известиям: воеводой Смоленским с 1625 по 1639-й года был Гонсевский, и он поддерживал замок в порядке. После же его до 1654 г. в Смоленске сменилось два воеводы: его сын Криштоф (1639–1643) и Георгий Глебович (1643–1653). Они-то и довели его замок до полуразрушенного состояния.
На деле, ко времени осады царским войском Смоленск оказался совершенно беззащитным. Смоленские власти не заботились о крепости, ссорились между собою, своевольничали. Более того, власти не хотели исполнять королевских указов по поддержанию крепости в надлежащем состоянии. Только 25 Сентября 1648 г. воеводою в Смоленск был назначен писарь Литовского княжества Обухович, деятель ответственный, даровитый и энергичный. Но метивший на эту должность, подвоевода Смоленский Вяжевич запер все ворота крепости, чтобы не впустить в город нового воеводу. Когда тот все-таки въехал 21-го декабря, Вяжевич отдал ключи и знамя не ему, а полковнику Смоленскому Корфу. Дворянин же скарбовый Храповицкий не хотел сдавать Обуховичу ни хозяйства замкового, ни цейхгауза. Несмотря на королевские грамоты, подчиненные Обуховича держали своего воеводу вдали от текущих хозяйственных дел и даже возбудили против него бунт среди шляхты и бедных вдов. Были даже покушения на его жизнь. К тому же гетман литовский не принял жалоб Обуховича, а поддерживал его противников-своевольников. Только во время осады гетман Радзивилл прислал приказ на имя Корфа, «чтобы то во всем подчинялся воеводе Обуховичу».
Положение Обуховича отягощалось неустройством Смоленского замка и необходимостью готовиться к осаде от царских войск. В январе 1654 года он пишет гетману, что, по всем данным, Москва собирается воевать, в Вязьму уже пушки доставлены, по дороге для царя готовят места остановок и погреба с напитками. Между тем Смоленский замок имеет много дефектов: выдачи на пехоту не было в течение 16 лет; разрушения в стене и валах не исправлены, пороху и фитилей очень мало, провианта практически нет. Гетман обещал обеспечить Смоленск всем недостающим и необходимым для обороны города. Но дело ограничилось одними обещаниями на бумаге, ибо, по его же словам, во всей Литве нет и 50 «лишних» бочек пороху, а в Виленском цейхгаузе нет совсем зерна. В июне 1654 года литовский гетман еще утешал Обуховича шутливо-злой прибауткой: «Москва едет в Смоленск на черепахе, есть надежда, что пойдёт быстрей от Смоленска по-рачьи».
Когда царь был уже под Смоленском, гетман искал его за Вязьмой и убеждал Смоленск, что «царь и не мыслит о войне с Литвой». Приходилось Обуховичу защищаться с тем, что было в крепости, а там было очень немного. По описи 1654 года в январе, на башнях и валах Смоленских стояли 41 пушка, да в цейхгаузе хранилось 14 пушек. Калибр этих пушек был самый разнообразный, только количества пороха было далеко не достаточно для защиты крепости. А между тем для Смоленского замка предписано было ежегодное заготовление пороха, для чего были устроены пороховые мельницы, которые прежними легкомысленными властителями замка обращены были на размол муки.
Съестных припасов в крепости также было мало, а скота и вовсе не было. Некоторые из обывателей привели в Смоленск для себя штук мелкую скотину, но когда важные особы уверили их, что Москва и не думает воевать в этом году с Польшей, большинство жителей тут же отпустили скот. Немецкие полки запаслись для себя только незначительным количеством провианта «на всякий случай», который вскоре после начала осады был быстро исчерпан. Что же касается польской пехоты, то для нее не было поставлено в крепость провианта. К этому нужно прибавить, что в крепость набралось много пострадавших обывателей из деревень и поместий, только они не захватили с собой никаких запасов «едва только души свои до стен унесли».