Упростите свою жизнь. Мастер-класс по организации рабочего дня

Сияющие белизной или лаково-черные, то есть чрезмерно броские, крышки стола оказывают на человека нервирующее воздействие, даже если он не осознает этого. Если это относится и к вашему рабочему столу, то смягчите эффект, положив на стол бледную, матово-серую бумагу. Ни в коем случае не берите белую бумагу: помимо того что она имеет неподходящий цвет, вы не сможете удержаться от того, чтобы что-нибудь на ней не записывать, и все эти записи постоянно будут маячить у вас перед глазами.

Организуйте себя

Недостаточная самоорганизация, отвлекающий момент в виде разговоров с коллегами или плохая дисциплина — существует немало факторов, препятствующих нормальному течению рабочего процесса. Только эффективный самоменеджмент и хорошая организация труда помогут избежать хаоса, и самое лучшее — это то, что им можно научиться. В данной главе мы расскажем вам, как руководить собой.

Как делать любую работу за 5 этапов

У вас чересчур большие нагрузки? Вас постоянно дергают? Слишком много дел? Тем более важно научиться делать все разумно! Вы тоже можете стать специалистом по упорядочиванию и контролю работы. Замечательный метод предлагает Дэвид Аллен, разделивший управление рабочим процессом на 5 этапов. Неудовлетворенность наступает, когда на одном из этих этапов мы совершаем типичные ошибки. Вы можете выявить собственные слабые места, прочитав программу «5 этапов», и с помощью наших советов избавиться от них.

1. Объем работы.

Представьте себе: все, что вы должны сделать, находится в большой корзине. Если эта корзина опустеет, значит, вы все уладили. Чтобы не забыть что-нибудь важное, вы должны собрать все дела на 100%, не оставив лежать вне корзины ни одно дело. В действительности, вы часто имеете больше, чем одну «входящую» корзину: заказы приходят по электронной почте, чьи-то устные распоряжения вы записываете на листок, а отдельные дела вы наверняка пытаетесь удержать в памяти.

Наиболее распространенная ошибка. Многие пробуют с ходу рассортировать все требующие исполнения дела. Они сразу же стремятся отделить важное от неважного и создают много «входящих» корзин; в частности, открывают ящик стола, в котором исчезает все «не очень важное» (как правило, навсегда).

Как исправить ошибку. Принятие решения должно быть вашим вторым шагом. Пусть количество «корзин» будет ограниченным: сначала большая «входящая» корзина, затем другие: стена, на которой вы прикрепите все заказы; ящик, где будут лежать все нуждающиеся в ремонте предметы; папка в вашей почтовой программе, куда вы поместите все требующие ответа электронные сообщения. При этом важную роль играет девиз: «Ни один заказ без письменного учета!»

2. Обработка материала.

«Могу ли я что-то здесь предпринять?» — вот вопрос, который вы задаете себе по поводу каждого неулаженного дела в вашей «входящей» корзине. Если ответ — «нет», вы можете смело о нем забыть. Если же ответ — «да», то решайте, сделаете ли вы это сами или передадите другим. Если вы решили уладить дело сами, то опять же надо решить: сейчас или позднее. Коронное правило: если какое-то дело должно быть выполнено в ближайшие 5 минут, это означает, что вы должны сделать его немедленно.

Наиболее распространенная ошибка. Вы теряетесь перед огромным объемом задач. На первый взгляд вам кажется, что дел, которые надо уладить за пять минут, хватит на целый рабочий день.

Как исправить ошибку. Расставьте приоритеты по-новому — не в том смысле, чтобы перетасовать неважные дела, а в том, чтобы выдвинуть на первый план действительно важные. Займитесь каким-нибудь делом, отнимающим много времени (лучше всего, неприятным для вас, давно отодвигаемым вами на задний план). Это поможет вам избавиться от чувства, что вы целый день возитесь с пустяками.

3. Организация труда.

Для того чтобы уладить дела, требуется меньше сил, чем думает большинство людей. Но огромная энергия затрачивается на то, чтобы решить, с чего начать. Поэтому вопрос организации труда («за что взяться?») перед началом самого процесса оказывается таким важным и таким трудноразрешимым.

Наиболее распространенная ошибка. Многие помещают дела, которые частично улажены, снова во «входящую» корзину, чтобы не забыть о них. Из-за этого корзина «распухает».

Как исправить ошибку. Создайте отдельные проекты на основе дел, требующих поэтапного подхода. Отдайте каждому вашему проекту специальный «проектный лист» или включите его в какую-нибудь другую систему, например, разместите его в нескольких корзинах.

4. Просмотр дел.

Теперь вы поделили ваши задачи на такие мелкие этапы, что можете выполнить каждый из них за вполне обозримый отрезок времени (скажем, до или после обеда).

Наиболее распространенная ошибка. Вы рады, что так прекрасно все организовали — и начисто забываете о главной задаче.