Упрости себе жизнь. Как навести порядок на работе и дома

Уверена, что среди читателей найдется несколько человек, которые категорически против перевода бумажных документов в цифровой формат. Такой вариант тоже возможен, но, как я объясняла выше, искать связи между различными документами проще, когда они представлены в виде компьютерных файлов. Никто не умаляет ценности вашей бумажной картотеки, но просто знайте, что это не единственный и не самый лучший способ хранения документов. И не забывайте: если ваша картотека находится не в несгораемом и не в водонепроницаемом сейфе, то существует опасность ее уничтожения в случае пожара.

Сканер лучше использовать со встроенным программным обеспечением для оптического распознавания текстов. Оно представит отсканированный документ в цифровом виде, после чего вы сможете с помощью функции поиска легко находить нужные слова и фразы, что непросто сделать при работе с документами в бумажной форме.

Просмотрите по очереди все свои стопки и в ходе этой повторной сортировки создайте папку на компьютере, а при необходимости заведите и обычную папку для картотечного шкафа. Напечатайте на ней название категории, используя изготовитель этикеток. Это устройство обеспечивает четкую и качественную печать, что облегчит впоследствии вам или любому другому человеку поиск нужного документа в картотечном шкафу.

Названия папок и файлов на компьютере

Создавая новую цифровую файловую систему, сохраняйте отсканированные документы в виде файлов с описательными именами, отражающими дату, название проекта и категорию. Это облегчит поиск нужной информации в дальнейшем. Рассмотрим пример.

080 507-boyd-evernote.txt

Этот документ опубликован 7 мая 2008 года в виде поста (сообщение в блоге или интернет-дневнике) Стоу Бойда (известная в Интернете личность — «социальный философ и вебтрополог», как он сам себя называет) о программном обеспечении Evernote. Какой бы стиль имен файлов вы ни избрали, неизменно придерживайтесь его (признак 6). Мне нравится система, использованная в примере, потому что она позволяет отыскивать документ тремя способами — по дате, имени автора и содержанию. В моей работе дата публикации сообщения отличается от времени его создания, но важна для нас именно первая. Если же вам нужна только дата создания, можете ограничиться ее кодом в начале имени файла, поскольку она сохраняется автоматически как его часть.

Во многих системах управления документами предусмотрена возможность тегирования (сопровождения данных тегами, или «ярлыками»). Это означает, что в документ вводятся несколько ключевых слов, которые не появляются в тексте на странице, но именно по ним его можно отыскать, а также создавать взаимные ссылки между разными файлами. Тегирование особенно полезно при работе с изображениями и другими нетекстовыми файлами.

Также рассортируйте цифровые файлы по тем категориям, которые вы использовали в ходе планирования. Вероятно, вам придется некоторые из них разбить на подгруппы (папки нижележащего уровня), отражающие ваш рабочий процесс. Фантастически удачным примером такой систематизации я считаю схему, построенную Брайаном Киффером, одним из учтивых программистов сайта unclutterer.com. На своем компьютере он организовал папки для каждого клиента (одна из его категорий), при этом каждая из них содержит три папки нижележащего уровня: «Активы», «Инкубатор» и «Проекты». В «Активах» находятся логотипы, корреспонденция и лицензионная информация по программному обеспечению, которое использует данный клиент. Папка «Инкубатор» предназначена для хранения идей и исследований, имеющих отношение к клиенту, но без деталей конкретных проектов. А вот в «Проектах» каждая папка нижележащего уровня имеет описательное название и содержит подпапки «Активы», «В работе» и «Завершенное». Например, в папке «Проекты» находится папка «Борцы с хламом», где собрана вся работа Брайана Киффера для нашего сайта.

Вы непременно обнаружите, что порой вынуждены работать с документами или файлами, не требующими длительного пребывания в вашем компьютере. В данном случае как нельзя кстати окажется папка «Временные» в каждом «Проекте». Установите периодичность ее чистки. Например, выделяйте на это пять минут в конце каждой рабочей недели. Следите за тем, чтобы файлы не задерживались в ней на неопределенное время, в установленный срок обязательно открывайте их и решайте, что с ними делать дальше.