Управляй своим временем и удвой результаты

Как только такое дело первостепенной важности установлено, подумайте о возможных последствиях в случае его выполнения или невыполнения. Важное дело имеет весомые последствия и в том случае, когда оно выполнено и когда не выполнено. Люди с высоким КПД всегда просчитывают возможные последствия во время планирования и организации работы.

По методу АБВГД до начала работы составьте список того, что нужно сделать. Внимательно изучите его и проставьте напротив каждого пункта соответствующую букву алфавита.

Буквой "А" помечаются очень важные дела. Они должны быть обязательно завершены, так как влекут серьезные последствия и в случае их выполнения, и невыполнения. Поставьте букву "А" напротив каждой важной задачи.

Задача, отмеченная буквой "Б", тоже требует выполнения, но она не так важна, как задача "А". Она также имеет определенные последствия, но недолговременные и не столь существенные.

Задача "В" — это такая задача, которую хорошо было бы выполнить, но за ней не стоят никакие последствия. Позвонить другу, выпить кофе, прочесть газету, поболтать с коллегой — все это приятные дела, но они никак не влияют на вашу карьеру и успех.

Правило здесь следующее: не стоит браться за дело "Б", пока не выполнено дело "А". Не приступайте к делу "В", пока не выполнено предыдущее. Другими словами, строго соблюдайте очередность выполнения своих дел.

Дело под буквой "Г" — это то, что можно делегировать кому-нибудь, кто справится с ним не хуже вашего. Правило предусматривает, что вы делегируете все, что только можно, чтобы высвободить больше времени для решения дел, отмеченных буквой "А".

Буква "Д" в этом контексте означает "долой". Эти дела столь малосущественны, что если их полностью вычеркнуть, то ничего не произойдет. Часто целенаправленное устранение малозначимых дел упрощает работу и оставляет больше времени на решение важных задач.

Расставив дела по принципу АБВГД, пройдитесь по списку еще раз и определите приоритетность задач, помеченных буквой "А". Напротив самой важной поставьте А1, следующая по значению — А2 и т.д. После этого незамедлительно приступайте к выполнению задачи "А1" и не отступайте, пока она не будет выполнена. Простая формула АБВГД способна удвоить продуктивность вашей работы.

Глава 5. Отделите срочное от важного

Все, что вы должны сделать в течение дня, можно разбить на четыре группы, на дела срочные и не срочные, важные и не важные.

Задачи первой группы и срочные, и важные.

Их нужно решать сразу. Они у вас перед глазами. Срочные и важные дела, такие как звонки, встречи, переговоры с клиентами или форс-мажорные ситуации, почти всегда возникают не по вашей воле и составляют важную часть работы. Попытка отложить такие дела на потом только создаст вам серьезные проблемы. Многие тратят весь день на решение срочных и важных вопросов.

К второй группе относятся дела важные, но не срочные. Обычно с ними связаны большие долговременные последствия. Это такие дела, как работа над собой, совершенствование своих навыков и знаний, занятие физическими упражнениями и спортом, а также время, уделяемое семье. Важный и не срочный вопрос можно отложить. Однако он может оказать огромное влияние в долгосрочной перспективе. Не срочные, но важные дела рано или поздно становятся очень срочными, как, например, курсовая работа в институте, или отчет для начальника, или встреча с клиентом, с которым истекает срок контракта.

Третью группу составляют дела срочные, но не важные. Позвонить по телефону, поговорить с заглянувшим к вам коллегой, обсудить телевизионные передачи и т.п. Можно заниматься этим в рабочее время, но это никак не скажется на вашем успехе. Многие считают, что они работают, когда делают что-либо срочное и не важное. На самом деле это большая трата времени, способная разрушить вашу карьеру и ваш потенциал.

Последняя группа состоит из не срочных и не важных дел. Они полностью лишены смысла. Ими занимаются в течение дня, хотя они не имеют никакого значения и никаких последствий. Примером может служить чтение газеты, звонок домой с вопросом относительно меню ужина, поход в магазин. Эти дела ничего не дают ни вашей компании, ни вам лично для достижения поставленных целей.

Чтобы удвоить продуктивность, следует решать срочные и важные задачи, затем важные задачи, но не срочные в данный момент, и не заниматься тем, что не имеет значения.

Всегда задавайте себе вопрос: "Какие долгосрочные последствия у этой задачи? Что произойдет, если я ее не выполню вообще?" Ответы на эти вопросы должны лечь в основу выбора приоритетов. 

Глава 6. Следуйте закону принудительной эффективности