Управление вниманием. 4 приема стать продуктивнее, меньше работать и все успевать

Для этого мы будем использовать Ежедневный и Еженедельный чек-листы. Подобные списки контрольных вопросов всегда были основным секретным оружием магнатов и промышленников всего мира – от «Тойоты» до «Теско». В своей фантастической книге «Переосмысление электронного мифа» Майкл Гербер приводит великолепный пример, который произвел на меня глубокое впечатление. Он рассказывает о чек-листах по управлению франшизой – например, компанией «Макдональдс».

Когда мы представляем себе еду из «Макдональдс», то сразу же думаем о стабильности: «Биг Мак» в Москве имеет тот же вкус, что и в Лондоне, Нью-Йорке или местном заведении в миле от вашего дома. Эта стабильность лежит в основе ожиданий потребителей «Макдональдс». Люди приходят в эти рестораны, потому что знают, что именно там получат. Представьте, что вы работаете так же стабильно и надежно – и безо всяких постоянных размышлений, как «Макдональдс» готовит свои бургеры и картошку фри! Прелесть процедур заключается в том, что «Макдональдс» не нужны квалифицированные шеф-повара для приготовления бургеров. Им нужны люди, которые могут следовать чек-листу – тому самому, который когда-то был разработан квалифицированным шефом.

Четко описанные процедуры полезны, потому что они развивают способность делегировать обязанности. Вы получаете возможность разделить свою работу с другими или поручить ее кому-то, когда не можете выполнить сами. Чек-листы дают ясность, которая порождает импульс. Они снижают неопределенность, которая порождает стресс.

Считайте анализ и обзор тем временем, когда ваши внутренние «начальник» и «работник» садятся рядом и начинают планировать работу. Это период внутреннего прямого управления, планерка и время размышлений – то есть три в одном. Хорошее взаимодействие между начальником и работником в реальной жизни экономит время и избавляет от ошибок. Точно так же и полезные привычки в сфере анализа и обзора ведут к ясности, снижают уровень стресса, усиливают ощущение контроля и повышают продуктивность!

Еженедельный чек-лист

Он потребует сосредоточенного размышления в течение часа-двух и затем на всю неделю обеспечит желанную игривую легкость при выполнении работы, продуктивное состояние потока и контроля. Еженедельный чек-лист – это квинтэссенция времени, проводимого в режиме «управляющий». Период размышлений, решений, определения приоритетов, выработки стратегии, перспективного мышления, время подготовки к новым битвам. Это абсолютный момент готовности, осознанности и оригинальности, овладеть которыми вам не удалось бы, если бы вы не имели времени для сосредоточенного размышления. Еженедельный контрольный список помогает держать основной список действий в актуальном состоянии. Благодаря такому чек-листу вы будете знать, что содержится в этом списке на неделю вперед.

Ежедневный чек-лист

Составление Ежедневного чек-листа – очень короткий период сосредоточенного размышления. Достаточно пяти минут, которые определят весь ваш рабочий день. В этот момент вы составляете Ежедневный список дел, отталкиваясь от вашего Основного списка дел. Это идеальный старт дня – момент ясности и покоя до начала информационной бомбардировки. Ежедневный чек-лист помогает сформировать мощную привычку. Это отличный пример того, как наш второй мозг подкрепляет интуицию и интеллект (Ежедневный чек-лист), а также память (Основной список дел), и помогает реальному мозгу сохранять эффективность. Представьте себе, какое иногда бывает настроение дождливым утром четверга после бессонной ночи. Полагаю, теперь вам ясно, почему второй мозг нам так необходим.

Не думай, просто действуй. Без усилий

Когда я говорю о Ежедневном и Еженедельном чек-листах, вам может показаться, что я призываю вас увеличить рабочую нагрузку на пару часов в неделю. Вовсе нет! Обычное составление списка дел занимает у вас гораздо больше времени, поскольку вы не отделяете сознательное обдумывание от остальной работы. И на это уходит больше времени из-за отсутствия абсолютной ясности.

Прелесть составления Ежедневного и Еженедельного чек-листа в том, что здесь мышление отделяется от действия. За пару часов вы проделываете всю мыслительную работу, освобождая время для чистой работы. Ваш внутренний «исполнитель» абсолютно отчетливо представляет, что нужно сделать, и ему остается всего лишь решить, когда приступить. Он не думает о том, как и зачем действовать. Всю неделю вы можете полностью доверяться основному списку действий. Ваша задача – лишь учитывать уровни внимания и уверенно двигаться вперед.

Все сомневавшиеся в необходимости столь формального процесса, как Еженедельный контрольный список, быстро меняли свое мнение, стоило им лишь раз ощутить свободу, какую он дает, освобождая от нужды постоянно переключаться из режима «управляющий» в режим «исполнитель». Вы получаете возможность спокойно и уверенно выполнять свою работу, точно зная, что делаете нужное дело в нужный момент – и совершенно правильным образом.

Умение видеть лес за деревьями