Управление проектами от А до Я

• Чего добились исполнители, ответственные за решение существующих проблем, снижение рисков или проведение изменений?

По итогам совещания обычно составляют отчет для заказчика, в котором должно быть отражено следующее:

• Общий статус проекта – соблюдается ли график работ?

• Если есть какой-то сбой, что вы предпринимаете, чтобы его устранить?

• Ваш текущий прогноз по поводу сроков выполнения проекта.

• Резюме сделанного за истекшую неделю и планы на следующую.

• Решения, которые должен принять заказчик (например, утверждение изменений).

Отчет о ходе выполнения работ должен быть простым, объемом не более одного листа формата A4 (образец такого отчета приведен в табл. 4.1).

Несмотря на краткость и простоту отчета, его вполне достаточно, чтобы заказчик вошел в курс дела. Ваша цель – не перегружать заказчика подробностями, а четко обрисовать ему ситуацию, проинформировать о проблемах и заверить в успешном завершении проекта.

Шаг 4.4. Отслеживайте ход работ

Менеджер проекта должен постоянно отслеживать ход работ. Это делается в рабочем порядке, а также во время еженедельных совещаний. Мониторинг и управление проектом основаны на учете завершенных задач и сверке с планом. Вам необходимо прояснить для себя следующее:

• Соблюдается ли календарный план? Нет ли каких-либо тенденций, которые могут внушать беспокойство?

• Если есть отставание по срокам, насколько оно серьезно? Входят ли задачи, по которым возникло опоздание, в критический путь или нет?

• Насколько велико отставание? Сколько времени нужно наверстать, чтобы войти в график? Есть ли вероятность превышения резерва?

• Какие есть возможности наверстать упущенное время?

• Какая из этих возможностей оптимальна?

Ключевые факторы успеха

4 

Постоянно стимулируйте выполнение проекта 

У проекта есть цель, которую нужно достичь в определенные сроки. Одни работы будут идти хорошо, другие – не очень. Возможно, какая-то задача будет слишком сложной или возникнет проблема, которую не удастся решить сразу. Может оказаться и так, что в какие-то дни вдохновение и энтузиазм покинут членов вашей команды. Никто не может все время работать с полной отдачей, но вы, как менеджер проекта должны постоянно поддерживать рабочий настрой своих сотрудников.

Если вы расслабитесь и перестанете мотивировать членов команды, выполнение проекта может замедлиться. Обычно отставание от плана на день-два легко наверстать, но, если не уделить этому должного внимания, опоздание может стать перманентным.

Что же можно предпринять, если выявилось отставание от плана? Решение во многом зависит от ситуации, но можно прибегнуть к следующим мерам:

• заставить команду выполнять последующие задачи быстрее. Как правило, это самый простой способ наверстать упущенное время. Порой можно добиться неплохих результатов, просто попросив членов команды сфокусироваться на проекте и приложить больше усилий. Если вы постоянно мотивируете свою команду, сотрудники сами постараются наверстать срок. Впрочем, такой рецепт годится только в том случае, если вы внимательно следите за проектом, а отставание от плана не превышает несколько дней;

• примириться с опозданием и использовать резерв. Это допустимо, но обязательно продумайте, нет ли других способов наверстать упущенное;

• выделить больше ресурсов. Это может решить проблему, но в таком случае за отставание от плана вы расплачиваетесь увеличением бюджета;

• поискать альтернативные способы решения ваших задач. Существует множество способов выполнения проекта. Продумайте, нельзя ли какие-то работы выполнить быстрее или устранить какие-то зависимости, чтобы ускорить решение задач;