Управление проектами от А до Я

1. Разделите проект на несколько крупных задач. Затем эти задачи разбейте на более мелкие. Продолжайте декомпозицию, пока не получите полный список дел, которые следует выполнить для успешного завершения проекта.

2. Оцените сроки, в которые может быть решена каждая из задач.

3. Определите последовательность задач.

4. Определите, какие ресурсы (персонал, время, финансы и т. д.) вам понадобятся для выполнения плана. Рассчитайте издержки.

5. Проверьте, какими ресурсами вы реально располагаете, и скорректируйте план с учетом этих данных. На этом этапе вы получаете готовый план.

6. Теперь оцените, насколько этот план отвечает вашим потребностям. Осуществим ли ваш проект и нужно ли вообще его выполнять?

Шесть описанных мной действий – это простая логическая последовательность. На практике, чтобы получить хороший план, каждый шаг придется повторять по нескольку раз. И прежде чем вы начнете работать над планом, я хочу сказать об этом несколько слов.

Задачи и этапы плана

Нам все время приходится разбивать крупные задачи на более мелкие. Мы делаем это и при решении самых простых задач (например, собираясь в Лондон, мы продумываем три действия: как доехать до станции, сесть на поезд до Паддингтона, а затем доехать до места на метро), и при ведении сложных проектов, предполагающих решение сотен задач. Декомпозиция проектов сложнее, чем решение обыденных ситуаций, и может потребовать от вас определенных усилий. Впрочем, здесь вы, помимо собственного опыта, можете опираться на опыт тех, кто уже решал сходные задачи.

Неискушенному человеку обычно сложно определить, насколько мелко следует дробить каждую крупную задачу. Здесь нет никаких жестких правил. Однако помните о назначении плана: вы готовите не детальную пошаговую инструкцию по выполнению каждой из задач, а лишь структурируете проект, чтобы определить его сроки и стоимость, распределить работу между исполнителями и контролировать выполнение. После того как декомпозиция произведена, задайте себе следующие вопросы:

• достаточно ли вам этого плана, чтобы справиться с работой;

• достаточно ли такого плана для бюджетирования и составления графика работ.

Сопоставьте три списка задач, которые я составил для проекта по ремонту гостиной (табл. 3.1).

Если ваш проект рассчитан на срок больше месяца, а у вас мало опыта, стоит определить контрольные точки, которые будут свидетельствовать о завершении части проекта. Управляя проектом, вы поймете, что какие-то задачи в плане могут смещаться, но с контрольными точками этого происходить не должно. Они помогают отслеживать ход выполнения проекта, в том числе и тем, кто в нем не участвует. Иными словами, они позволяют понять, чего вы достигли, не вникая в детали. Контрольные точки не являются действиями в прямом смысле слова; они лишь показывают, что серия операций завершена и получен некий промежуточный результат. Обычно предусматривают по одной контрольной точке в месяц. Примеры таких контрольных точек приведены в табл. 3.2.

Оценка сроков

Самая сложная и неприятная часть планирования – оценка сроков выполнения проекта. Дать точную оценку сложно, и большинство из нас справляются с этой задачей плохо. В данном случае необходимо осознать, что, как бы ни были хороши точные оценки, все же не стоит стремиться к совершенству. Неточности неизбежны, поскольку речь идет о прогнозе на будущее. Стремясь к совершенству, вы потратите на оценку больше времени, чем на все остальные задачи вашего проекта. Оценка – не только наука, но и искусство, которое приходит с опытом. Если у вас уже есть опыт ведения проектов, вам будет проще оценить сроки.

Теперь необходимо уточнить, что, собственно, вы рассматриваете. Вам надо оценить трудоемкость решения задачи, а не срок, в который вы рассчитываете ее завершить. Небольшое, но важное различие. В первом случае речь идет о времени, которое уйдет на выполнение задачи, во втором – о времени, за которое можно ее выполнить. Скажем, чтение отчета может занять час, но если вы начнете читать, затем отложите работу и в течение 4–5 часов станете заниматься чем-то другим, а потом вернетесь к чтению, то общее время, которое уйдет у вас на эту работу, составит пять или шесть часов. Но при планировании важно знать только то время, которое уйдет на чтение, – это один час. Удобство планирования в том, что продолжительность проекта становится ясна, как только вы рассмотрите последовательность действий, которые необходимо выполнить.