Управление дебиторской задолженностью

• Наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее выполнения, личные подписи и их расшифровки, а также печать и штамп организации.

В необходимом случае в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.

Ответственность за своевременность и правильность оформления документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, за достоверность содержащихся в документе данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Первичные документы по учету при завершении ревизии хранятся 3 года. В случаях возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел первичные документы сохраняются до вынесения окончательного решения.

Порядок и сроки приема товаров по количеству, качеству, комплектности и его документального оформления регулируются техническими условиями, условиями поставки, договорами купли-продажи и инструкциями о порядке приемки товаров народного потребления по количеству, качеству и комплектности.

Движение товара от поставщика к потребителю оформляется товаро-сопроводительными документами, предусмотренными условиями поставки товаров и правилами перевозки грузов (накладной, товарно-транспортной накладной, железнодорожной накладной и счетом или счетом-фактурой).

Накладная

Накладная в торговой организации может быть как приходным, так и расходным товарным документом. Она должна выписываться материально ответственным лицом при оформлении отпуска товаров со склада, при принятии товаров в торговой организации. В накладной указывается:

• номер и дата выписки;

• наименование поставщика (покупателя);

• наименование и краткое описание товара, его количество в единицах, цена и общая сумма (с учетом НДС) отпуска товара.

Накладная подписывается материально ответственными лицами, сдавшими и принявшими товар, заверяется круглыми печатями организаций поставщика и покупателя. Количество оформляемых экземпляров накладной зависит от условий получения товара покупателем, вида организации поставщика, места передачи и т. д.

Товарно-транспортная накладная

Товарно-транспортная накладная выписывается при доставке товаров автомобильным транспортом. Она состоит из двух разделов: товарного и транспортного. В зависимости от особенностей товаров к товарно-транспортной накладной могут прилагаться другие документы, следующие с грузом.

Железнодорожная накладная

Железнодорожная накладная выступает в качестве сопроводительного документа при доставке товаров железнодорожным транспортом. К ней могут прилагаться спецификации и упаковочные листы, о чем делается отметка в накладной. Если товар отправляется в контейнерах, то должна оформляться «Накладная на перевозку груза в универсальном контейнере».

Счет-фактура

Счет-фактура выписывается в тех случаях, когда перечень отгруженных товаров велик. Она является для розничной торговой организации приходным товарным документом и выступает основанием для оплаты поступившего товара.

Счет

Счет может быть использован для оплаты поступающих товаров. Содержание счета аналогично счету-фактуре.

Доверенность

Оприходование поступивших товаров оформляется путем наложения штампа на сопроводительный документ. Если товар получает материально ответственное лицо вне склада покупателя, то необходимым документом является доверенность, которая подтверждает его право на получение товара.

Порядок приемки

Порядок приемки товаров и ее документальное оформление зависят от:

• места приемки;

• характера приемки (по количеству, качеству, комплектности);

• от степени соответствия договора поставки сопроводительным документам (наличие или отсутствие) и т. д.

Приемка товаров по количеству предусматривает проверку соответствия фактического наличия товаров данным, содержащимся в расчетных документах. Что касается приема по качеству и комплектности (требования, предусмотренные договором поставки), то это регулируется нормами гражданского кодекса РФ.

Приемка товара на складе поставщика осуществляется материально ответственным лицом по доверенности. Если товар находится в ненарушенной таре, то приемка может проводиться по количеству мест, массе брутто или по количеству товарных единиц и маркировке на таре. Если не проводится проверка фактического наличия товара в таре, то необходимо сделать отметку об этом в сопроводительном документе.

Если количество и качество товара соответствует указанному в сопроводительных документах, то на документы ставится штамп организации, что подтверждает соответствие принятых товаров данным, указанным в сопроводительных документах. Материально ответственное лицо, осуществляющее приемку товара, ставит свою подпись и заверяет круглой печатью организации.