Управление дебиторской задолженностью

Чтобы было понятно, как это можно применить на практике, я буду иллюстрировать все этапы. Возьмем исходную информацию. Новый клиент не оплатил поставку. Во время разговора с ним выяснилось, что он, якобы, договорился и отдал деньги наличными менеджеру Васе. Менеджер обещал принести чек, но так и не появился до сих пор. Быстро решить вопрос не удалось. Вася лежит в больнице, ему сделали операцию. На вопрос: «Вася, где деньги?» менеджер удивленно пожимает плечами.

Итак, этап первый. Необходим, оказывается, приказ директора о создании комиссии для расследования какого-то конкретного случая. В нем должны быть указаны права членов комиссии на такие действия, как устный и письменный опрос сотрудников, работа с документацией. В приказе должны быть указаны цели расследования:

• Определить виновного.

• Выяснить причины произошедшего.

• Сформулировать предложения по исключению подобных случаев в дальнейшем.

Этап второй. Комиссия должна разработать порядок проведения служебного расследования:

1. Разобраться в сути случившегося.

2. Собрать информацию.

Процесс сбора информации можно облегчить посредством ответов на конкретные вопросы:

• кому это может быть выгодно?

• кто может прояснить ситуацию?

• в чем состоит мошенничество?

• в чем проявились последствия?

• когда совершено мошенничество?

• где совершено мошенничество?

• способ совершения мошенничества;

• что способствовало совершению?

• посредством чего было совершено мошенничество?

• мотив мошенника.

3. Проанализировать собранную информацию.

4. Вынести мотивированное заключение.

5. На основании собранных фактов определить виновника, причины случившегося и меры по исключению в дальнейшем подобных фактов.

Теперь все то же самое, только с примером.

1. Разбираемся в случившемся. Нам надо понять, что произошло. У фирмы кто-то украл деньги или произошла ошибка.

Теперь следует определить последствия. Если украл Вася, то деньги можно заставить вернуть, доказав ему, что это так. Если украл клиент, придется заставить клиента вернуть или отказаться от работы с таким ненадежным покупателем. Если произошла ошибка – выяснить, в чем она заключалась, и уладить вопрос.

Что могло быть причиной произошедшего? Мошенничество или ошибка. Какая информация может понадобиться, чтобы выяснить все детали произошедшего? Собрать всю документацию по клиенту и отгрузке (бухгалтерия). Кто еще кроме Васи мог забрать деньги (отдел продаж, Вася, клиент)? Какого рода ошибка могла привести к таким последствиям (отдел продаж, Вася, клиент)?

2. Собираем информацию. Сначала нас интересуют факты, которые необходимо задокументировать.

Свидетельские показания. Я излагаю на бумаге все, что мне известно на данный момент.

Объяснения с участников. Клиент присылает письмо, в котором рассказывается, за что, почему, когда и кому были отданы наличные. Вася пишет служебную записку, в которой указывает, что он действительно договаривался с клиентом о таком способе оплаты, но попал в больницу и денег не забирал. Кассир пишет, что деньги не получал.

Агентурная информация. Я пишу письмо, в котором указываю, что никто ничего дополнительно сообщить не смог.

3. Анализ полученных результатов.

Ищем зацепки. Находим, что клиент в своем письме не указал, на основании какого документа он передал деньги Васе. Есть только указание, что «бухгалтер передала требуемую сумму». Вася попал в больницу только на следующий день после описываемых событий.