Учет автотранспорта и затрат на его содержание на предприятии

4.5. Годовая инвентаризация

Организации, зарегистрированные в качестве юридических лиц, должны представлять бухгалтерскую и налоговую отчетность. Начинать годовой отчет нужно с ежегодной инвентаризации, которая призвана обеспечить достоверность отчетных данных.

Инвентаризации подвергаются:

1) материальные ценности, которые находятся в собственности организации (учитываемые на балансе), но за сохранность которых, работники организации не отвечают (например, материальные ценности: находящиеся в пути, отгруженные, переданные на хранение другим организациям, сданные в аренду);

2) все виды расчетов (с дебиторами, кредиторами);

3) нематериальные объекты (например, нематериальные активы, резервы предстоящих расходов и платежей). В каждой организации должна быть создана постоянно действующая инвентаризационная комиссия или рабочие инвентаризационные комиссии. В состав комиссий в обязательном порядке включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники). Кроме того, можно включить в комиссию представителей службы внутреннего аудита организации и независимых аудиторских организаций. При формировании комиссии и последующем проведении инвентаризации следует учесть, что отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

Перед проведением годовой инвентаризации должен быть издан и зарегистрирован в Журнале учета контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (форма № ИНВ-23) приказ о проведении инвентаризации (унифицированная форма № ИНВ-22), в котором указываются члены комиссии, сроки проведения инвентаризации и полный перечень имущества и обязательств, подлежащих проверке.

Перед началом проверки конкретных видов имущества инвентаризационная комиссия должна получить от материально ответственных лиц последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств. Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию (переданы комиссии) и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

Расписка может быть такого содержания: «К началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на товарно-материальные ценности сданы в бухгалтерию и все товарно-материальные ценности, поступившие на мою (нашу) ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход».

Расписками подтверждается полнота передачи первичных документов материально ответственных лиц, а также расписками держателей подотчетных сумм (доверенностей) на получение материальных ценностей. Если же в организации отсутствует материально ответственное лицо, то им является руководитель. Инвентаризацией осуществляется проверка фактического наличия имущества (обязательств). На следующем этапе в описи (акты) вносятся денежные оценки имущества (обязательств) по данным первичных документов и бухгалтерского учета.

В ходе проверки фактического наличия имущества члены комиссии совместно с материально ответственными лицами производят подсчет, взвешивание, обмер инвентаризируемых ценностей и заносят полученные результаты в инвентаризационные описи унифицированной формы (№ ИНВ-1 – для основных средств, № ИНВ-1а – для нематериальных активов, № ИНВ-3 – для товарно-материальных ценностей и т. д.). Иногда комиссия получает в бухгалтерии описи, предварительно заполненные по данным бухгалтерского учета, и затем отмечает в них расхождения с фактическим наличием ценностей, однако это неправильно.

Опись должна составляться в ходе проверки наличия имущества, причем один экземпляр описи может заполнять член инвентаризационной комиссии, а второй экземпляр – материально ответственное лицо.

После завершения проверки фактического наличия ценностей оформленные описи передаются в бухгалтерию, где производят их таксировку (оценку описанных ценностей в денежном выражении) и сверку с учетными данными.

В случаях выявления расхождений в бухгалтерии составляют сличительные ведомости (унифицированной формы № ИНВ-18, ИНВ-19), в которых отдельными строками указываются все виды имущества, по которым имеются расхождения (а имущество, по которому расхождений не выявлено, заносится в сличительную ведомость одной строкой).