Технологии эффективной работы

Чтобы избежать беспорядка, поместите всю свою информацию или в компьютер, или в архив, в зависимости от того, что для вас более удобно. 90 процентов работы связаны с компьютером, но 10 процентов сотрудников пользуются печатными текстами. Делайте то, что для вас наиболее естественно. Можно даже выбрать наиболее удобное средство для каждого вида информации. Обратите внимание на пример, описанный ниже, где каждый вид информации привязан к своему средству.

УСТАНОВИТЕ ПОЛИТИКУ ОДНОСТОРОННЕГО ВХОДА

Если вы держите свое расписание в компьютере, а встречи иногда приходится назначать где-нибудь на собрании, записывая информацию на бумаге, сразу по возвращении в кабинет перенесите данные в компьютер, а не полагайтесь на записи. Если ваша база деловых контактов занесена в компьютер, а вы на конференции получили от кого-то визитную карточку, занесите данные в компьютерную систему, а карточку можете выбросить.

Если вы предпочитаете хранить все телефонные номера в компьютере, а кто-то передает по электронной почте номер сотового телефона, адрес или контактную информацию, автоматически перенесите их в нужный раздел. Помните: у вас должно быть только одно место, где можно хранить конкретную информацию!

Непросто придумать мотив для того, чтобы найти время и перенести кое-какую информацию. Измените свой взгляд. Вы не просто переносите ее, а определяете на место, для того чтобы в следующий раз воспользоваться ею. Как приятно иногда поискать телефонный номер для важного делового контакта и… вот он! Именно там, где и должен быть, в вашей базе данных. И вы его нашли с первого раза.

«Да, но… я терпеть не могу убирать вещи»

Очень часто у нас отличная система, но она терпит не потому, что мы слишком быстро двигаемся вперед. Отсутствие надлежащего порядка особенно ярко проявляется, когда мы берем документ из папки или стопки и не удосуживаемся положить его на место, прежде чем приступить к следующему проекту. К сожалению, в следующий раз, когда мы обращаемся к необходимому архиву, в нем отсутствует множество документов и у нас нет ни малейшего представления, где они находятся.

Решение. Лучший способ предотвратить неприятную ситуацию — это не вынимать документы из архива. Держите главный архив нетронутым, а для собрания или поездки отпечатайте рабочую версию документа. Это может стоить вам некоторого количества красящего порошка, но зато сбережет время и деньги позже, когда вы убедитесь, что все необходимые для работы документы на месте, ничего не потеряно. Можно также взять с собой на собрание или в поездку всю папку с документами, избежав таким образом необходимости по возвращении снова собирать их вместе.

ОТМЕТЬТЕ СВОЙ ПУТЬ «ХЛЕБНЫМИ КРОШКАМИ»

Если вам необходимо взять из архива какой-то документ, сделайте это очень аккуратно и, чтобы не забыть вернуть его на место, оставьте за собой «дорожку из хлебных крошек». Когда вы вынули документ, положите яркую закладку в то место, откуда вы взяли папку, или туда, где лежал документ («хлебные крошки»). Таким образом, вы никогда не забудете, откуда вы его взяли. Когда вы вернетесь в кабинет, все, что вам нужно сделать, это найти закладки и положить документ на место. У вас уйдет на это всего три минуты, стоит только побеспокоиться заранее и воспользоваться цветными закладками.