Технологии эффективной работы

«Да, но… я не могу отвечать людям „нет“!»

Конечно, вам хотелось бы быть доступной в разумных пределах для людей, которые работают вместе с вами. Но, пытаясь через силу понравиться всем, стать героем, быть оцененным по заслугам, вы рискуете попасть в западню и будете проводить весь день в роли матери Терезы в ущерб завершению более важных и значительных задач. Если вас устраивает положение мученика, вы всегда будете готовы сделать все и для всех в любое время ради их одобрения. Помните, что ваша готовность услужить людям предназначена не только для этого человека, стоящего перед вами в настоящий момент. Во время каждого незапланированного перерыва, когда вы говорите «да», спросите себя: кого вы разочаровываете? Кому еще вы пообещали что-то сделать? В следующий раз, когда вы будете работать над проектом для руководителя или очень важного клиента, а к вам кто-то придет, умоляя о помощи, решите, чье разочарованное лицо расстроит вас меньше — человека, стоящего перед вами, или вашего руководителя.

• Создайте буфер. Есть ли у вас человек (вроде вашего ассистента), который помогал бы вам принимать телефонные звонки и сообщения по электронной почте или с автоответчика, выключая сигнал вызова? Попросите людей оставлять важные сообщения (на автоответчике или вашему ассистенту), обозначая, что именно им нужно и удобное время, когда можно перезвонить. Если же ваш офис или рабочий стол сродни вокзалу, поищите какой-нибудь способ так организовать свое пространство, чтобы оградить себя от незапланированных перерывов в работе. Передвинув стул или установив на стол какое-нибудь растение, вы можете создать эффект кокона, отгородив себя от потенциальных любителей прерывать вашу работу. Этот небольшой шаг поможет вам продолжать сосредоточенную работу над задачей.

• Спросите, сколько это займет времени. Каждый раз, когда вас прерывают, спрашивайте, сколько человеку нужно времени (пятнадцать минут, сорок пять?). Объясните, что вы хотите предусмотреть встречу в расписании, дабы посвятить все свое внимание решению проблем обратившегося к вам человека. Если вы сейчас не можете выкроить двадцать минут, сделайте это позднее, когда вы будете свободнее. Считаться с тем, сколько людям необходимо времени, значит помогать им быть более эффективными работниками.

• Начинайте разговор со слов «что я могу для вас сделать?», а не «как ваши дела?», «как ваши дела?» — это открытое предложение поболтать. «Что я могу для вас сделать?» немедленно вынуждает вашего визитера перейти к своему вопросу. Это профессионально и вас обоих направляет в деловое русло. А вам удается справиться с незапланированным перерывом за самое небольшое время.

ОРГАНИЗУЙТЕ СОБРАНИЯ, СТОЯЩИЕ ЗАТРАЧЕННОГО ВРЕМЕНИ

Собрания отрывают людей от работы над очень важными проектами, контактов с клиентами, разработки новой продукции, заботы о новом бизнесе и т. д. Но лишь немногие осознают, какой вред приносят плохо организованные собрания. Подсчитайте стоимость рабочего времени каждого, кто пришел на собрание, используя таблицу, расположенную ниже.

Стоимость собраний

Цифры отражают состояние дел при сорокачасовой неделе, исключая дополнительные выплаты

^{Из книги Гарольда Тейлора «Организация эффективных собраний», 1977}

Подсчитывая стоимость, учтите, что если собрание было организованно, от него должна быть отдача. В эру обезличенного, скоростного общения гораздо легче изолироваться друг от друга. Собрания приносят пользу, если:

1) четко определена цель;

2) собраны только необходимые люди;

3) проходят организованно и конструктивно;

4) сведены к минимуму отвлекающие моменты, вроде служебных записок, телефонных звонков или электронной почты;

5) заканчиваются определением четкого плана действий.

ПОСТАВЬТЕ ПРОБЛЕМЕ ДИАГНОЗ