Технологии эффективной работы

• Задача слишком большая. Очень часто нас пугает размер и масштаб задачи. Вы не знаете, с чего начинать, или у вас создается впечатление, что даже если вы все-таки начнете, то у вас вряд ли что-то получится, поэтому зачем тогда беспокоиться?

• Ваше беспокойство — это страх перед необходимостью принимать решение. Некоторые задачи в вашем списке пугают вас из-за рискованных, требующих определенного мужества проблем. Возможно, вы боитесь наделать ошибок или сомневаетесь в своих способностях справиться с работой.

• Боитесь того, что последует за выполнением работы. Иногда мы откладываем работу, потому что последующие события заставляют нас беспокоиться. Нанять нового работника — означает перемены и риск. Завершить служебную записку о новой кадровой политике — значит встретиться с раздражением масс.

• Мы лучше работаем под давлением. Некоторые люди преуспевают только при приливе адреналина, который вызывает отсрочка работы. Им нравится чувство волнения, какого-то риска, ощущение победы при спасении себя от катастрофы. Другие люди лучше работают под давлением, потому что оно ослабляет беспокойство при выполнении задачи. Именно здесь отсрочка сталкивается с высокой требовательностью к себе. Очень часто люди с излишней требовательностью к себе оставляют дела на последнюю минуту, потому что это снимает их с крючка. Подсознательно они чувствуют, что их работа далека от совершенства, и находят для себя оправдание в том, что это не является отражением их способностей, просто у них было недостаточно времени.

Использовать подход «все или ничего» к любому проекту неразумно. Для того чтобы быть совершенным, нужно уметь продумывать детали. Умение думать, применяя не только черно-белые цвета, но еще и оттенки серого, снимает с вас давление. В свою очередь, это помогает вам избавиться от отсрочек и двигаться вперед.

• Поделите задачу на более мелкие части. Речь идет не о том, чтобы сделать «все или ничего». Перестаньте постоянно откладывать трудные задачи на другой день, лучше разделите большую задачу на более мелкие, которые можно сделать за тридцать-сорок минут. Набросайте черновик служебной записки в один день, конкретизируйте введение на следующий день, основу напишите в третий день, а окончательно отредактируйте на четвертый день. Марк Твен однажды сказал: «Секрет движения вперед в том, чтобы начать движение».

• Маневрируйте. Иногда, оказывается, трудно начать проект с самого начала. Что если вы начнете его со второго или третьего шага, чего-нибудь менее угрожающего? Скажем, вам надо написать письмо. Вступительная часть может показаться трудной. Если вы сбиты с толку, попробуйте начать сразу с основы письма, наметив четыре главные темы, которые вы хотите осветить. Справьтесь с этим, тогда, возможно, и вступительная часть пойдет легче.

• Создайте сначала быстро черновую версию. В бестселлере Анны Ламонт «Птица за птицей» есть глава под названием «Эти чертовы черновые наброски». Здесь вы найдете самые замечательные советы для любителей откладывать работу на потом. Если вам трудно справиться с первым параграфом, ослабьте свои требования и напишите все, что придет в голову, чтобы получить набросок. Нет сомнений, он может получиться ужасно. Позвольте ему быть позорным. Начните это делать заранее (что противоречит вашей тенденции откладывать работу на последнюю минуту). Как только вы что-нибудь напишете на бумаге, возникнет облегчение от того, что вы, по крайней мере, хоть что-то сделали и можно начинать корректировать, имея в запасе время.

• Думайте о результате. Что самое главное вы хотите выиграть от окончания работы? Если это финансовый интерес, подумайте, что вы купите на полученные деньги. Мешкая с годовым отчетом, подумайте о специальной премии, которую вам, может быть, дадут. Если вы не отрываете глаз от определенной задачи и мечтаете об успехе и радости, которую вам принесет завершение проекта, вы сможете себя заставить двигаться вперед.

• Установите лимиты времени для трудных задач. Выделение слишком большого или недостаточного количества времени тоже может заставить вас отложить задачу. Вы выделяете час, чтобы написать отчет о расходах? Уменьшите свои мучения и сократите время до тридцати минут, напишите, сколько сможете. Планируете написать письмо клиенту за тридцать минут, но никак не можете начать? Попробуйте выделить для письма час и посмотрите, удастся ли этот трюк. Таким же образом работайте над своей потребностью в давлении, сокращая сроки, намеченные для завершения работы. Если на какую-то задачу выделено две недели, кровь из носа, сделайте ее к пятнице. Если вы должны справиться с заданием за три дня, закончите его сегодня.