Технологии эффективной работы

«Да, но… я не знаю, какой способ записи лучше использовать!»

При всем многообразии выбора средств, подходящих для записи ваших дел, довольно трудно выбрать один. Вы начинаете использовать сразу несколько систем, тратя больше времени на перенос информации из одной в другую, чем на выполнение самой работы.

Не позволяйте себе заниматься поисками лучшей системы, это будет постоянно держать вас в состоянии беспокойства. Выберите один способ и придерживайтесь его. Вот несколько классических способов решения проблем.

Подберите правильный размер страниц. Если вас устраивает канцелярская работа, займитесь ею. Выберите самый маленький размер листов, вмещающих ваш почерк, и несколько дел, которыми вы занимаетесь каждый день. На двух листочках вмещается только по три-четыре дела на каждый день недели. Для того чтобы записать пять-десять дел, надо взять такой формат страницы, куда будут вмещаться дела только на один день. Для записи более чем десяти дел или при оформлении расписания для нескольких людей возьмите два листа на день.

Сократите объем колечек в скоросшивателе. Если вам нравится работа с бумагой, но вы не любите большие объемы, переведите скоросшиватель на однодюймовые колечки и сшивайте только дела за два месяца.

Используйте складную клавиатуру. Если вы любите писать, но считаете, что это слишком медленный способ записи дел, используйте портативную клавиатуру, чтобы печатать свои списки, или введите данные в компьютерную настольную программу.

Объедините бумагу и какое-нибудь беспроводное устройство. Используйте устройство для записи встреч и телефонов, а к нему добавьте небольшой блокнот для ежедневных дел. Я предпочитаю блокнот с числами, где на каждый день отводится по страничке и удобно записывать дела на определенный день.

Привлеките помощника. Если у вас есть очень надежный помощник, все успевающий и обладающий безукоризненными навыками, попросите его записывать все ваши дела. Он может войти в Outlook или любую другую программу по вашему выбору и напечатать ваш список дел, и вы оба будете иметь к нему доступ. Если вы привлекаете помощника, он может сам выбрать дела первостепенной важности и напоминать вам, что предстоит сделать в ближайшее время. Он будет иметь полную картину всего списка и сможет корректировать ваше расписание перед началом больших проектов. Таким образом, у вас появится союзник в выборе самых важных ежедневных дел.