Тайм менеджмент

Другая причина, по которой люди неверно оценивают требуемое для выполнения задач время, состоит в том, что они не обращают внимания на скрытые затраты времени. Эмили — писательница-романист, и ее задачей было писать каждое утро в течение трех часов. По утрам она отводила для этого три часа своего времени. С точки зрения логики этого было вполне достаточно; однако изо дня в день ей удавалось выполнить объем работы, требовавший только двух часов времени. Внимательнее присмотревшись к своим привычкам включаться в работу, Эмили поняла, что ей требовалось около часа, чтобы настроиться, сосредоточиться на теме и «войти в образ». В это время она просматривала газеты, пила кофе и собиралась с мыслями. Если она пропускала этот шаг, все, что выходило затем из-под ее пера, было отвратительным. Ей пришлось смириться с тем, что этап «настройки» был частью ее творческого процесса. Чтобы продуктивно писать в течение трех часов, Эмили необходимо было планировать четыре часа работы. Чтобы точно рассчитать, сколько времени ей потребуется для написания романа, она должна была учесть это «переходное» время.

Когда вы определяете время, которое займет у вас выполнение того или иного дела, учитывайте не только чистое время для выполнения самой задачи. Вот некоторые из тех факторов, на которые обычно не обращают внимания при оценке времени, и которые могут оказать существенное влияние на ваши расчеты.

ВРЕМЯ НА ПЕРЕДВИЖЕНИЕ ТУДА и ОБРАТНО. Люди, которые не учитывают этот фактор, в 10 часов утра входят в здание бизнес-центра, чтобы успеть на деловую встречу, назначенную на 10 часов утра. Затем они нервно переминаются с ноги на ногу в ожидании лифта, стискивают зубы, пока лифт при подъеме останавливается на каждом этаже, выходят из него и не могут найти нужный кабинет, — и они могут поклясться, что весь мир ополчился сейчас против них. Если это вам знакомо, вы можете впредь избегать этих напряженных ситуаций, приучившись принимать во внимание время на передвижение к месту встречи. Поедете ли вы на встречу в часы пик или в относительно спокойное время? Будете ли вы пользоваться общественным транспортом? Насколько надежно выбранное вами средство передвижения? Есть ли в этом здании лифт или вам придется подниматься по лестнице? Учитывайте все возможные затруднения, которые могут замедлить ваше передвижение, и оставьте для них время.

ВРЕМЯ НА ПОДГОТОВКУ. Вспомните о Бетти и ее измельчителе мусора. Его ремонт и в самом деле был делом пятнадцати минут, но поиск необходимых материалов — инструкции по эксплуатации и ремонту, винта нужного размера и отвертки — значительно увеличил время выполнения задачи. Рассчитывая время выполнения задачи, учтите время, необходимое для поиска или сбора материалов. Нужно ли вам подготовиться к выполнению проекта (например, сначала прочитать инструкцию)? Придется ли вам переодеваться (например, для работы на улице)?

ОБРАТНАЯ СВЯЗЬ И ВРЕМЯ НА ИСПРАВЛЕНИЕ. Наихудшее время для вычитки корректуры книги — это когда вы стоите перед кассой магазина, а за вами — очередь раздраженных людей. Давление мешает вам внимательно читать корректуру, но многие люди оказываются именно в таком положении, потому что не учитывают время для получения обратной связи и время на возможные исправления. Не понадобится ли вам проконсультироваться с другими людьми, прежде чем идти дальше? Сколько времени вам потребуется, чтобы повторно проверить факты, отредактировать текст и навести лоск? Нужно ли вам ждать прихода начальника, чтобы подписать корректуру, прежде чем отправить ее в печать? Зарезервируйте время для этих важных этапов работы и снимите с себя напряжение.

ВРЕМЯ НА РАЗМЫШЛЕНИЕ. Некоторые задачи требуют времени на обдумывание. Подобно писательнице Эмили, вам, возможно, надо собраться с мыслями, прежде чем начать, или такое время может понадобиться вам в процессе реализации проекта. Оставить то, что вы написали, и вернуться к этому днем позже — может помочь вам свежим взглядом посмотреть на вещи. Трудные и ответственные решения (например, решения о крупных покупках), могут стать легче, если вы возьмете время на раздумье. Это время для размышлений вы должны учесть в своем расписании.

ВРЕМЯ НА ЗАВЕРШЕНИЕ ИЛИ СВОРАЧИВАНИЕ ДЕЛА. Представьте себя сидящим в середине комнаты в окружении сотен фотографий, которые вы вытащили, чтобы разложить и упорядочить их. Уже пришло время для других дел, а вам необходимо по меньшей мере еще полчаса, чтобы убрать их, не смешав кипы уже разобранных фотографий друг с другом. Проблема в том, что вы не учитывали время на завершение задачи, а оно особенно важно, когда вы приступаете к большому проекту, который нельзя закончить в один присест. Даже если завершение задачи требует нескольких минут, отведя для него время, вы в значительной степени снимите с себя напряжение.