Тайм менеджмент

Для того чтобы успешно применять эту процедуру обработки задач, очень важно всегда иметь под рукой план распределения времени — повесьте его на стену или носите с собой в бумажнике или в сумке. Он будет служить вам визуальным напоминанием о вашем расписании, о ваших целях и приоритетах и об идеальном балансе между различными видами деятельности в вашей жизни. Процедура обработки задач и план распределения времени вместе будут вести вас сквозь хаос, путаницу и кризисы, с которыми вы будете сталкиваться в процессе планирования и управления своим временем. Итак, приступим.

7. Сортировка задач

Когда огромный список дел требует от вас немедленных действий, очень соблазнительно принять этот вызов и тотчас же приступить к его исполнению. Но, чтобы хорошо управлять своим временем, приступая к выполнению своих задач, вы должны обработать их, используя приведенную выше процедуру. Начните с сортировки возможных альтернатив. Задайте себе два вопроса в отношении каждого пункта в вашем списке:

1. Соответствует ли эта задача одному из видов деятельности, которые я выбрал и положил в основу плана распределения времени?

2. Сколько времени мне потребуется для выполнения задачи?

На этом этапе вы не должны думать о том, действительно ли вы будете выполнять эту задачу или когда именно вы будете это делать. Этап сортировки состоит в том, чтобы просто классифицировать и упорядочить задачи, оценив, сколько времени вам потребуется на их выполнение.

Вопрос № 1. Соответствует ли эта задача одному из видов деятельности, которые я выбрал и положил в основу плана распределения времени?

Когда вы сталкиваетесь с очередной задачей, спросите себя: является ли она частью того вида деятельности, который вы запланировали, — например, изучение основ инвестирования или поиск дополнительной работы. Если это так, вы можете рассмотреть возможность ее выполнения. Если нет, вспомните, что вы тщательно выбирали определенные виды деятельности в соответствии с вашими стратегическими целями. Вы подорвете свои же усилия, если возьметесь за дополнительные задачи, которые не являются частью общего плана вашей жизни.

Например, ваш сосед просит вас на добровольной и безвозмездной основе организовать сбор денег на благоустройство местного парка, сквера или дворовой площадки. Если ваша стратегическая цель — участие в общественной жизни своего микрорайона или в местном самоуправлении и в своем плане распределения времени вы выделили отдельную зону времени для участия в общественных работах и мероприятиях, тогда вы можете обдумать возможность выполнения этой задачи. Помните, в этот момент вы еще не собираетесь планировать выполнение этой задачи. Вы только пропустили ее через первый круг проверок, чтобы понять, заслуживает ли она вообще дальнейшего рассмотрения.

Задача этапа сортировки — определить, относится ли данная конкретная задача к одному из видов деятельности, включенных в ваш план распределения времени, и если относится, то к какому именно. Предположим, по субботам вы выделили определенное время в середине дня, чтобы посвятить его семье. В среду, когда ваш сын спрашивает вас: «Ты можешь взять меня с собой, когда пойдешь за покупками, чтобы купить мне кроссовки для футбола?» — вы знаете, что в плане распределения времени у вас есть особое время, отведенное для этого вида задач. Или, например, ваша подруга Дженни звонит вам и хочет встретиться и пообщаться с вами. Вы знаете, что для встреч с друзьями у вас выделено время по понедельникам вечером, и поэтому спросите ее, какие у нее планы на вечер в следующий понедельник.

Каждый раз, когда вы думаете о том, что хотели бы сделать, или если кто-нибудь обращается к вам с просьбой, проводите в уме эту простую проверку — к какой из выделенных вами в плане зон деятельности относится эта задача? Если она относится к одной из таких зон деятельности, от нее зависит и достижение одной или нескольких ваших стратегических целей.

А сейчас не беспокойтесь о том, будете ли вы приступать к выполнению рассматриваемой вами задачи или нет. Все, что от вас требуется на этой стадии, — оценить, где в вашем плане распределения времени найдется для нее место.