Тайм менеджмент

И конечно, все мы время от времени подхватываем насморк или простуду, но большинство из нас считает, что и тогда способны работать с обычной интенсивностью и браться за все дела в своем рабочем графике. Берегите себя и работайте, учитывая свои временные или постоянные проблемы со здоровьем или нехваткой сил. Глава 5 «Планирование времени» покажет вам, как работать сообразно вашему уровню сил и энергии, вместо того чтобы пытаться игнорировать естественные пределы своих возможностей.

Внешний фактор № 3: Вы попали в полосу перемен.

Когда в вашей жизни происходят радикальные перемены, поначалу очень трудно выяснить, как именно проводить свое время. Ваш старый стиль жизни вам больше не подходит, и вы еще не выработали новую схему деятельности, которая могла бы заменить старую.

В жизни бывает много ситуаций, которые могут дезориентировать и сбить вас с толку: вступление в брак, развод, рождение ребенка, смерть близкого человека, отставка или выход на пенсию, окончание школы или института, переезд, смена места работы, изменения в бизнесе и т. д. Когда устройство нашей жизни перестраивается, требуется время, чтобы приспособиться к этому. Мы привыкли делать дела определенным образом, и вдруг у нас появляется начальник, который заставляет нас работать менее независимо и все время считаться с ним и его мнением. Или мы привыкли иметь возможность по утрам подольше поспать после учебы и занятий до поздней ночи, а теперь должны появляться на работе в восемь часов утра. И когда жизнь меняется, неожиданно освобождая «окно» во времени, которое ранее было постоянно занято, не всегда бывает просто сообразить, что именно мы хотим делать с этой неожиданно обретенной свободой.

Когда вы попали в полосу перемен в жизни и дезориентированы этим, определите свои цели и постарайтесь создать для себя новую базовую схему, структуру жизни, понимая при этом, что она может меняться. Всегда начинайте с установки одной или двух четко определенных «контрольных точек», или «якорей», и выстраивайте новую схему жизни, отталкиваясь от них. Например, если ваш новый начальник постоянно требует от вас отчета, установите определенное время в течение рабочего дня для коротких совещаний с ним. Следите за развитием ситуации и вносите коррективы до тех пор, пока все не встанет на свои места. Глава 5 «Планирование времени» поможет вам создать такую структуру времени в вашем графике, которая будет отражать ваши цели и способствовать их достижению.

Внешний фактор № 4: Вы находитесь в обстановке с высоким уровнем помех.

Среда с высоким уровнем помех становится проблемой даже для тех, кто в совершенстве овладел навыками планирования и управления временем. Ни один доктор не может предугадать, когда одному из его пациентов понадобится экстренная медицинская помощь. Специалисты по связям с общественностью, агенты по продаже недвижимости, брокеры и трейдеры, работающие на фондовом рынке, менеджеры по сбыту и многие другие работники сферы услуг — все они работают в условиях неопределенности в среде с высоким уровнем помех, и эта работа требует от них отзывчивости и предельной внимательности к другим людям.

Как можно справиться с обстановкой, характеризующейся высоким уровнем помех? Признавая ее существование и отводя ей место. Оставьте достаточно времени в своем графике для помех, задержек, препятствий и кризисов. Затем создайте для себя небольшой оазис времени, которое будет полностью в вашем распоряжении, — включите на телефоне автоответчик, попросите сотрудников заменить вас или по утрам вставайте немного пораньше.

Врачи часто резервируют время для работы с бумагами из расчета пятнадцати минут на каждый час приема пациентов. Они могут экономить это время, чтобы воспользоваться им в конце напряженного рабочего дня, и они знают, что должны предусмотреть это время и попросить одного из коллег заменить их, пока они разбирают бумаги. Этот оазис времени позволяет им восстановить контроль над ситуацией, пока объем накопившейся бумажной работы не выйдет за рамки разумного. Если вы — молодая мама, кормящая грудью, и страдаете расстройством сна, вы можете наверстать это, попросив кого-нибудь из близких один раз в день кормить ребенка из бутылочки, чтобы у вас была пара липших часов непрерывного сна.

Таким же образом, если вы проводите много времени в поездках или в ожидании, вы можете использовать это переходное время в качестве «плавающего оазиса». Держите при себе материалы для работы, которую вам нужно сделать, и во время переездов или в ожидании транспорта используйте эти моменты для того, чтобы уделить внимание отдельным пунктам из вашего списка задач.

Глава 5 научит вас строить карту времени, которая позволит вам создавать эти «тихие гавани», свободные от помех, а глава 8 «Зачистка» расписания» поможет вам научиться перепоручать выполнение задач другим.