Тайм-менеджмент. Время руководителя: 24+2

Достижение любой цели можно разложить на несколько задач. Цель подразделяется на 3–9 задач. Чтобы реализовать задачу, следует выполнить определенные действия. Каждая задача на 3–9 действий.

Правило первое: при выполнении всех действий, которые входят в задачу, автоматически решается задача. Если вы сделали все действия, а задача не решена – ищите скрытые действия. То, что реально надо сделать, но вы об этом не подразумевали. Решив все задачи, автоматом получаем готовую цель. И опять же, вроде все задачи выполнены, а цель не достигнута – сразу на поиски скрытой задачи. Важным нюансом является то, что порядок и масштаб задач и действий у каждого человека могу быть различными. Как я люблю повторять на тренингах: «в жизни много правильных ответов».

Степень формализации действий

Анекдот 90-х про скрытые действия:

– Братан, у меня тачка не едет.

– Колеса пинал?

– Ага!

– Стекло протирал?

– Да!

– Ну, тогда не знаю.

Опираясь на пирамиду цель – задачи – действия, выделим три масштаба времени, для каждого из которых применимы свои инструменты достижения планов. Список выглядит так:

– Уровень целей – план на месяц

– Уровень задач – план на неделю

– Уровень действий – план на день

Так как цели мы рассмотрели, то план на месяц будет состоять из списка того, что вы хотите и к какому сроку. Планы на неделю – список задач, решив которое можно достичь цели. А вот самое интересное: план на день – описание конкретных действий. Именно им и займемся, переходя к следующему разделу нашей книги.

Основные правила планирования рабочего дня

Что такое хороший план? Каждый раз задаю этот вопрос участникам тренингов. Получаю совершенно разные ответы: «когда все учтено, когда начальник доволен, когда достигаем целей, когда все идет по плану…». Лучшая формулировка: план должен доставлять удовольствие. Удовольствие от плана только тогда, когда он на 100 % выполнен. То есть реален, учитывает все возможные и непредвиденные факторы.

Типичная картина руководителя. Каждое утро планирует будущий день, запихивая в свой график все что можно и нельзя. Ведь половину задач нужно было выполнить еще вчера! «Надо было вчера!» – самый очаровательный ответ от участников! Самый русский ответ. Правда в том, что треть предприятий России живут в таком графике. Сверху приходит нагоняй к задачам с грифом «надо было сделать вчера». Стресс и самообман, одном словом. Естественно, в таких условиях тайм-менеджмент воспринимается как насмешка. «Какое тут планирование, если задач реально больше наших физических сил», – и такое регулярно я слышу от участников тренинга.

Стоп! Нажмите на паузу. Осознайте: если ничего не менять, то дальнейшие годы пройдут в такой же суете и спешке. Решите для себя, чего хотите? Если решите изменить ситуацию, то дальнейшие рекомендации вам помогут. Если читаете, чтобы убедить себя: «Планирование бесполезно!» – то закройте эту книгу, она вам не поможет. Лучше идите и быстро выполняйте «надо было вчера!».

Итак, первый признак: хороший план, который ежедневно на 100 % выполнен. Качество вашего плана становится понятно в конце дня, когда вы оцениваете, сколько из задуманного выполнено.

Признак второй: план должен доставлять удовольствие. Ваша картина, скорее, выглядит так. Утром написали список «что надо». К вечеру выполнили часть. Запланировал 10 дел – сделал 5, запланировал 6 – сделал 4, запланировал 4 – сделал 2. Каждый раз неудовлетворенность от результата. Хотели одно – получили другое. И так каждый день. Кто знаком с сексом, то наглядная демонстрация. Вы начинаете, продолжаете, и в самый важный момент вас отрывают и не дают выполнить все до конца. Удовольствие? Ха! Кайф обломали. То же с планами. Ежедневное чувство неудовлетворения по окончании рабочего дня: «Все так и не успел!» Каждое утро – преодоление страха «знаю, планировать надо, чувствую, опять не успеваю».

Так вот, чтобы ежедневно план доставлял удовольствие, следует соблюдать всего три правила.

– Формулировка на результат

– Норматив

– 60:40

Формулировка на результат

Рассмотрите две записи в органайзере: