Тайм-менеджмент в два счета

Как долго вы можете работать в полной тишине? Можете ли вы, придя на работу, не поздоровавшись с коллегами, сесть за компьютер и работать весь день молча? Вечером выключить его и, не попрощавшись, уйти домой. Если да, то, скорее, по темпераменту вы флегматик. А вот если вы холерик или сангвиник, то для вас невыносимая мука – час молчать, работая в одной комнате с людьми. Если вы непоседа, которому регулярно требуется смена картинки за окном, общение и т. д., то «три тележки» вам помогут. Павлов писал: лучший отдых – смена вида деятельности. Он оказался прав. Попробуем этим воспользоваться. Представьте дорогу, на которой стоят три повозки. Ваша цель – перетащить их на другой конец. Вы впрягаетесь в одну и тащите ее, как рикша, несколько сот метров. После чего впрягаетесь во вторую повозку. Тащите ее сто метров. Повторяете процедуру с третьей. И так, чередуя тележки, к вечеру перегоняете их с места на место.

Утром вы начитаете одно дело. Проработав над ним час-полтора, переключаетесь на следующее. Потом на третье. В течение дня по очереди работаете с каждым из дел, добиваясь к вечеру завершения каждого. Таким образом, мы достигаем разнообразия в деятельности, скуки нет, и к вечеру все запланированные дела выполнены. Приведем список чередуемых диад:

работа в офисе / работа вне офиса;

работа с бумагами / работа с людьми;

работа самостоятельная / работа в коммуникации;

аналитическая работа / творческая работа;

работа на усвоение информации: чтение, слушание / работа на излагание информации: беседа, написание текстов;

работа рутинного характера / работа творческой направленности.

Для разбивания однотонности работы мозгу достаточно на день 2–3 разнообразных вида деятельности. Меньше двух – нет разнообразия. Больше трех – начинается расфокусировка внимания, и вы начинаете терять время на переходах от одного дела к другому.

Чтобы длительное время работать без усталости, следует периодически переключать внимание между выбранными делами. Это и есть самое ценное в данном правиле. Единственное, что следует учитывать, – так это к вечеру завершить все эти задачи до конца. Как говорил нам физик в десятом классе: два полуумных – это не один умный. Применительно к тайм-менеджменту две задачи, не доведенные до конца, и одна завершенная – это большая разница. Ваша задача, чтобы к вечеру у вас было «три умные», завершенные до конца задачи.

Максим Горький писал: «День – это маленькая жизнь. Кто не умеет управляться со своим днем, никогда не станет хозяином своей жизни». Мы подробно рассмотрели, как справляться в течение дня со своими делами. Используя описанные рекомендации, вы создаете твердый фундамент вашего дальнейшего успеха. Фундамент очень важен. Когда вы научились владеть своим днем, можно оторвать глаза от земли и посмотреть вперед, на ближайшие перспективы. И первое, что вы увидите, – это недельный масштаб: нужно выстраивать недельные планы.

Недельное планирование

Более длительный горизонт планирования позволяет создавать баланс в работе. Планируя – я получаю кайф от жизни!

Ольга Власова, г. Астрахань

Следующий уровень планирования – недельный. Как мы уже знаем из предыдущего раздела, на неделю мы должны ставить перед собой ЗАДАЧИ – более крупные блоки, по сравнению с уровнем ДЕЙСТВИЙ. Главная цель недели – добиться качественно новых результатов от работы. Результаты недели – не просто сумма пяти дней. К концу недели количество должно перейти в качество. Если менеджер в день выполняет 40–50 контактов, то к пятнице с него нужно требовать не 200–250 контактов, а выставленные счета или полученные заявки. Для каждой должности, области работы вам следует продумать лестницу перехода количественных показателей в качественные. Иначе вы не сможете эффективно планировать и управлять своей деятельностью.

На этом уровне для планирования можно воспользоваться хорошо зарекомендовавшими себя инструментами:

«неделька»;

карта мыслей.

Карта мыслей

Схема рисования такая же, как и в планировании дня. В центр ставим название недели, с какого по какое число. Только вот на орбиту запускаем уже ЗАДАЧИ. То есть пункты, в которых зафиксировано, что хотим достичь к концу этой недели. Удобно разместить такую карту на стене, над рабочим столом. По мере выполнения планов помечать выполненные. Ежедневно у вас есть карта фокуса над недельными задачами.

«Неделька»

Планировать следует понедельно, а не по дню – сверху виднее.

Александра Сердюк, г. Москва