Тайм-менеджмент по помидору. Как концентрироваться на одном деле хотя бы 25 минут

Запись и обработка

В конце дня наступает этап записи. Вы начинаете с копирования сырых данных мониторинга в протокол. Характер этих данных зависит от того, что именно вы хотите увидеть. Когда вы только начинаете применять метод помидора, хорошим показателем для мониторинга будет количество завершенных в течение дня помидоров. В этом случае ваш протокол будет содержать две колонки: дата и количество завершенных помидоров. Вы день за днем заполняете эту табличку, в которой каждая строка соответствует одному дню.

Мониторинг позволяет вам отвечать на вопросы о ходе работы и помогает повысить продуктивность. Почему я трачу на работу столько сил и выполняю так мало дел? Возможно, это происходит из-за того, что я довожу до конца слишком мало 25-минутных временных интервалов. Плохо это или хорошо? Может быть, и хорошо, поскольку предполагается, что значительную часть своего времени я трачу на помощь другим людям. Как бы то ни было, теперь у меня есть корректное и основанное на опыте объяснение.

За этапом записи идет этап обработки: вы превращаете отвлеченные данные в содержательную информацию. Например, вы можете рассчитать среднее количество помидоров на одно дело. Если у вас получится увесистое число, это подскажет вам, что дела следует разбивать на менее крупные и более управляемые фрагменты. Вы можете также измерить среднее время, которое ваши дела проводят в списке дел, прежде чем вы займетесь ими. Вычисленные значения тоже заносятся в протокол.

Практикум: запись

Возьмите ручку, лист бумаги и таймер и откройте свой рабочий календарь. Заложите эту страницу книги и заведите таймер на 3 минуты. Напишите в верхней части листа заголовок: «Протокол».

Посмотрите по календарю, сколько пунктов было в вашей вчерашней повестке дня. Скажем, были ли у вас назначены какие-либо встречи в офисе? Запишите на лист бумаги вчерашнюю дату, а напротив нее — то количество, которое у вас получилось. На следующей строке сделайте то же самое для позавчерашнего дня. Продолжайте двигаться по календарю в прошлое, пока не прозвенит таймер. Затем возвращайтесь к чтению этой книги.

Взгляните на свой протокол и подсчитайте, сколько рабочих элементов (дел, встреч и т.п.) приходится в среднем на один день. Получилось больше, чем вы думали, или меньше? Следует ли вам заполнять свой календарь плотнее или, наоборот, от чего-то отказываться?

Кайдзен

Японское слово «кайдзен» означает «изменяться со временем к лучшему». Однако чаще его переводят как «непрерывное совершенствование». Кайдзен — подход к организации работы, который подразумевает постоянные изменения, направленные на улучшение рабочего процесса. Скажем, поддержание чистоты и порядка должно быть частью вашей ежедневной работы. Вы должны также ежедневно отвечать себе на следующие вопросы: нужно ли мне делить задачи на более мелкие части? Сильно ли мне докучают постоянные отвлекающие факторы? Есть ли какие-либо излишества в моих стандартных задачах и личном рабочем процессе?

Научный подход к улучшению позволяет мне не забывать о совершенствовании. Первым делом я стандартизирую свою деятельность. Затем тем или иным способом измеряю ее. Потом сравниваю полученные показатели с требованиями. Может оказаться, что мне нужно внести в свою деятельность какие-то изменения, чтобы она лучше отвечала требованиям. Дальше я снова провожу измерения и, наконец, стандартизирую новый, улучшенный рабочий подход.

Пример: я принимаю решение, что буду выполнять работу 40-минутными итерациями. Затем я подсчитываю, сколько итераций в течение дня мне удается завершить. Наконец, я сравниваю это число со своими ожиданиями и понимаю, что завершил слишком мало итераций. Поэтому я сокращаю длительность итерации до 25 минут.

Запись данных, полученных при мониторинге, и их анализ в конце каждого дня — это самонаблюдение. Улучшение своей деятельности, опирающееся на этот анализ, — это постоянное совершенствование [29].

Здесь и сейчас

Метод помидора является по своей природе регулирующим процессом. Любую неудачу можно превратить в источник озарений. Ретроспектива в конце дня — это то время, которое вы целенаправленно отводите для настройки своего рабочего процесса. Скажем, я стараюсь подстроить свои рабочие привычки под свой текущий род занятий, тип офиса, особенности коллег и любые другие характеристики и ограничения моего окружения.

Короткие итерации и каждодневное соглашение с самим собой сокращают круг вещей, которые важны для меня во время помидора. В этот момент я не забочусь о будущем и прошлом. Для оценки общей картины есть время с утра, когда вы занимаетесь планированием, время перед каждым помидором, когда вы расставляете приоритеты, и время в конце дня, на этапах записи, обработки и визуализации.

Есть единственное ежедневное обязательство: один помидор, одно дело, одна цель.

Самоанализ: механизмы

 Приходилось ли вам сталкиваться на практике с недостатками длинных списков дел?

 Что вы воспринимаете как моральную награду?

 Какой тип таймера для вас удобнее?