Тайм-менеджмент для системных администраторов

Удаление

Все мы получаем письма, которые можно удалить сразу по прочтении. Это письма, не требующие от нас никаких действий. В эту категорию часто попадают отправленные мне копии писем, адресованных другим людям, а также письма, подтверждающие получение сообщения от меня.

Я получаю огромное количество писем, автоматически сгенерированных различными системами. Request Tracker от Best Practical отправляет мне копии сообщений о любых изменениях в запросах в определенных категориях очередей. Это позволяет мне следить за тем, что происходит с запросами. Если от меня не требуется оперативное вмешательство, я читаю и удаляю такие сообщения.

Сохранение

Я стараюсь хранить как можно меньше почтовых сообщений. Я знаю многих, кто хранит все полученные сообщения. Они заводят пятьсот папок и по несколько минут размышляют, в какую из них лучше всего поместить то или иное письмо. Мой девиз: «Сомневаешься — выбрасывай!» Если через несколько дней я пойму, что мне нужна эта информация, я смогу отыскать ее в папке Удаленные. Если информация понадобится мне значительно позже, я обращусь к первоисточнику или найду крохобора, который распыляет время, сохраняя каждое полученное письмо.

Некоторые настраивают фильтр так, что копия каждого входящего письма (кроме рассылок) сохраняется в архивной папке. Это позволяет им безболезненно удалять все сообщения. Если впоследствии окажется, что удалено нечто важное, в архиве найдется копия. Я полагаю, что по мере удешевления места на жестких дисках популярность этой меры будет расти. Когда-нибудь в почтовых программах появятся специальные возможности, упрощающие подобный подход.

♠ У архивирования всей электронной почты есть юридические аспекты. Выясните правила хранения почты, принятые в вашей фирме.

Почта, которую я сохраняю, распределяется по двум папкам: Сохраненные и Финансы. Все финансовые документы я сохраняю во второй папке, а остальные письма — в первой. Раньше у меня была тысяча папок на все случаи жизни. Оказалось, что прокрутка их списка отнимает больше времени, чем заслуживают письма в них. Теперь, если мне нужно старое письмо, оно находится либо в папке Сохраненные, либо в папке Финансы.

Ответ и удаление

Если письмо требует ответа, на него следует отвечать немедленно, чтобы не заставлять человека ждать.

Проблема в том, что иногда ответ на письмо требует много времени, которого у меня в данный момент нет. В таком случае, чтобы письмо не потерялось, я переношу его туда, где веду список текущих дел. После этого я могу удалить письмо из папки Входящие.

Например, я обычно отвечаю отправителю: «Я занес Ваше письмо в список дел и отправлю Вам более полный ответ до [дата]». Затем я пересылаю письмо в нашу систему регистрации клиентских запросов.

Система наподобие RT от Best Practical (http://bestpractical.com) позволяет вам сделать это за один шаг. Просто перешлите все письмо (включая вложенные файлы) отправителю, а копию отправьте по адресу системы, которая зарегистрирует новый клиентский запрос. В начало письма добавьте примерно такой текст: «Здравствуйте! Я получил Ваше письмо. Я отвечу Вам до [дата]».

Папка «Перья»

Кроме папок Сохраненные и Финансы, у меня есть папка Перья.

Если кто-то меня похвалил, то это очередное «перо мне на шляпу». Поэтому все благодарственные или хвалебные письма я сохраняю в этой папке. Если мой день не задался, я перечитываю эти письма, чтобы поднять себе настроение.

А еще эта папка помогает мне писать годовой отчет.

И порядок.

Иногда удобнее записать запрос в органайзер и отправить человеку письмо с обещанием ответить позже.

Как бы то ни было, письмо обработано, и больше его не нужно хранить.

(Если у вас нет системы регистрации запросов, я настоятельно рекомендую вам присвоить наивысший приоритет задаче по ее установке. Некоторые очень хорошие системы, включая вышеупомянутую RT, распространяются бесплатно.)

Раньше я полагал, что отвечать на каждое электронное письмо приходится из вежливости. Я сказал «вежливость»? Я думал, это моя обязанность! Теперь я отвечаю на очень небольшой процент писем. Если кто-то присылает мне анекдот, я не отвечаю: «Спасибо, это смешно». Тем более, я не отвечаю: «Черт возьми, я выхожу в Интернет с 1987 года и читал эту шутку миллион раз». Я просто удаляю письмо и перехожу к следующему.

Конечно, если на письмо необходимо ответить, это совсем другое дело. В таком случае я отправляю его обратно с лаконичным ответом. Включая оригинальное письмо в ответное, я избавляю себя от необходимости объяснять контекст. Жизнь слишком коротка, чтобы писать длинные письма.

Переадресация (пересылка) и удаление