Тайм-менеджмент для системных администраторов

Если бы у меня была такая система, я бы присваивал приоритет А или В запросам, над которыми активно работаю, а всем прочим — приоритет Z. Можно пофантазировать, что по мере приближения критического срока исполнения система автоматически повышала бы приоритет отложенного запроса до уровня А. Важной особенностью такой системы была бы возможность включения запросов в список дел, но с тем чтобы в моем списке дел могли быть не только запросы. Включив в список дел пункт «Заняться стиркой», я не рассчитываю, что система занесет его в корпоративную базу данных.

Затем выполните все дела с приоритетом В. Поскольку пункт «Прерывания» буферный, вы не обязаны бездельничать, хотя никто и не прерывает вас.

Закончите рабочий день и покиньте офис

В конце рабочего дня уделите несколько минут обработке оставшихся пунктов. Невыполненные задания переносятся на следующий день, и вы покидаете офис с улыбкой, потому что обработали все задания.

Полезные советы

Эта система обладает достаточной гибкостью, и, столкнувшись с новыми обстоятельствами, вы легко адаптируете ее к ним. В этом разделе перечислены некоторые полезные приемы.

Большие проекты

Работая над крупным проектом, разбивайте его на отдельные этапы и распределяйте задачи по спискам дел на разные дни. Например, впишите название этапа в список дел на каждый понедельник в течение месяца, отведенного на этот этап.

Что делать, если вы закончили работу рано?

Если вдруг случится чудо, и вы сделаете все намеченное на сегодня, как вы поступите? Я думаю, вам следует поощрить себя. Вот некоторые идеи:

• Создайте небольшой задел на завтра.

• Займитесь каким-нибудь интересным проектом, до которого не доходили руки.

• Почитайте журнал из тех, что накопились за последнее время.

• Просмотрите систему регистрации запросов и удалите из нее устаревшие записи.

• Приберитесь в комнате, на рабочем месте, в почтовом ящике или во всей лаборатории.

• Сходите к шефу и попросите дополнительную работу. (Шутка!)

• Посидите за рабочим столом минут пятнадцать, ничего не делая. Проблемы найдут вас сами.

• Если у вас гибкий рабочий график, отправляйтесь домой. Вы это заслужили!

Задания, полученные в течение дня

Предположим, вы идеально распланировали рабочий день. Вы с точностью до минуты подсчитали время, необходимое для каждого задания, и уверены, что все будет сделано к концу рабочего дня.

Разумеется, думать так — все равно, что напрашиваться на проблемы. Именно в такие дни где-то после обеда к вам заходит шеф и излагает «блестящую» идею, для реализации которой потребуется выполнить множество дел, и ваш идеальный план проваливается.

Вот почему я рекомендую оценивать трудоемкость задач лишь приблизительно.

Итак, что делать, если в течение дня появляются новые дела? Один час в день на прерывания у вас уже запланирован. Если же возникнет серьезная проблема (на решение которой потребуется, скажем, три часа), то вы должны пересмотреть свои планы.

Подсчитайте, сколько рабочего времени у вас осталось, и посмотрите, помещаются ли в этот отрезок дела с приоритетами А и В. Если нет, перенесите их на следующий день вышеописанным способом. Как правило, приходится переносить все дела с приоритетом В и С. Если же времени не хватает даже для дел с приоритетом А, вам придется поговорить с теми, кто ожидает их выполнения. Возможно, это как раз ваш шеф. Скорее всего, он проявит понимание и поможет вам расставить приоритеты по-новому. Если же это кто-то другой, то он заслуживает, как минимум, электронного письма с объяснениями и обещанием выполнить его запрос завтра.

Личные дела

Для своих личных дел я пользуюсь той же системой списков. Мой органайзер содержит записи и о стирке, и о магазинах. Так я практикуюсь в использовании системы, что благотворно сказывается на моей работе.

Если бы я применял разные системы для работы и личной жизни, мне пришлось бы носить с собой два органайзера. Думаю, одного вполне достаточно!

Пользуясь бумажным органайзером, я могу компоновать записи на страничке. То есть личные дела я заношу в нижнюю часть списка дел каждого дня. В результате на страничке он визуально распадается на два списка. Если вы предпочитаете портативный компьютер, то можете прибегнуть к какому-нибудь техническому трюку, например разделить задачи по категориям.

Уходя с работы, я всегда просматриваю список личных дел и проверяю, не нужно ли что-то сделать по дороге домой.

Настройка бумажного органайзера для системы Цикл

Если вы пользуетесь бумажным органайзером (попросту, блокнотом), то всегда сможете найти в канцелярском магазине странички, размеченные, как надо. Вам понадобятся:

• 12 страниц с календарем на месяц.