Тайм-менеджмент для системных администраторов

Емкость вашего мозга ограничена. Он работает либо как ОЗУ, либо как ЦПУ, в зависимости от ваших представлений о нем. Если вы засорите свой мозг сведениями обо всех задачах, которые вам предстоит решить в будущем, то не хватит места для задачи, над которой вы работаете сейчас.

В самом деле, если я работаю над проектом А, но постоянно думаю о проекте В, то лучшее, что я могу сделать, — это занести проект В в список моих дел и постараться выкинуть его из головы. Тогда я смогу сосредоточиться на проекте А. Я поручаю списку дел «помнить» о проекте В вместо меня, и мне не приходится непрерывно терять на этом умственную энергию.

По недостоверным источникам, у Альберта Эйнштейна в шкафу висело семь одинаковых костюмов на каждый день недели. Согласно этой легенде он так сохранял умственную энергию для физики, не тратя ее на размышления о том, что сегодня надеть. Возможно, по аналогичной причине руководитель компании Apple Computer Стив Джобс (Steve Jobs) всегда носит черные свитера. (У меня самого много одинаковых пар носков, но результат только в том, что после стирки не остается больше одного непарного носка.)

Эта книга позволит вам исключить из своего лексикона отговорку «Я забыл». Возможно, вы будете нарушать сроки по другим причинам, но уж точно не потому, что вы пытались запомнить так много всего, что о чем-то позабыли.

Перенос заданий, инструкций и прочей информации из головы на бумагу или в память компьютера — первый шаг к получению помощи в решении ваших задач. В то время как наш мозг является однопользовательской системой и никто, я надеюсь, не читает наши мысли, внешние носители информации являются многопользовательскими и позволяют другим оказывать нам помощь в нашей работе. Например, документирование процедуры и размещение ее на веб-сайте позволит другим изучить эту процедуру и, возможно, следовать ей. Использование базы данных с запросами клиентов позволяет другим системным администраторам реагировать на запросы, клиентам — видеть, что их проблемы решаются, а руководству — собирать статистику. Зачем запоминать список служб, которые надо протестировать после установки новой версии операционной системы? Храните этот список в виде электронной таблицы, а не в голове. Вы сможете показать эту таблицу коллегам и проверить, не упустили ли чего.

Разрабатывайте процедуры и придерживайтесь их

Хороший разработчик программного продукта старается кодировать как можно реже. Если фрагмент кода работает, программист использует его всюду, где только возможно. Я пишу очень много кода на языке Perl. Окружающие считают меня экспертом по этому языку. На самом деле я знаю около десятка действительно хороших идиом языка и использую их снова и снова. Программы редко создаются с нуля. Вам следует организовать свое время аналогичным образом. Превратите повторяющиеся действия в процедуры, чтобы тратить меньше времени на планирование событий, которые все равно произойдут.

Раньше я тратил несколько часов в неделю, пытаясь «поймать» шефа по телефону, чтобы договориться с ним о встрече. Теперь мы еженедельно в одно и то же время проводим короткое совещание. Больше нет неопределенности. Это наша процедура. Установив эту процедуру, мы оба сокращаем время на раздумья о том, что надо сделать на этой неделе.

Чтобы не тратить много времени на организацию своих приемов тайм-менеджмента, я выработал процедуру и для этого вида деятельности. В начале каждого рабочего дня перед проверкой электронной почты я просматриваю список дел, чтобы установить приоритеты на сегодня.

Важно, чтобы вы придерживались установленных процедур, поскольку ваши коллеги привыкают рассчитывать на них. Это помогает им планировать свое время. Все в выигрыше.

Вырабатывайте привычки и заклинания

Привычки — это процедуры, которые вы выполняете, не задумываясь. Заклинания — это мысленные «включатели» тех или иных правил.

Я заправляю машину каждое воскресенье. Это хорошая привычка. Я даже не могу вспомнить, откуда она взялась, но полагаюсь на нее. Вспомнил! Я часто опаздывал на работу по понедельникам, потому что был вынужден заезжать на заправочную станцию. Однажды я решил, что хватит опаздывать. Теперь это привычка. Если мой бензобак не полон доверху, я всегда заправляюсь в воскресенье.

Правила аналогичны привычкам, но не обладают регулярностью. Они являются способом запоминания вашей оптимальной реакции на конкретные обстоятельства. Активизируя правило, я произношу заклинание. Для мелких дел, которые я склонен откладывать на потом, у меня есть такое заклинание:

Лучше раньше, чем позже.