Читаем Тайм-менеджмент полностью

СОПУТСТВУЮЩИЙ СОВЕТ

Ежедневник или органайзер на год могут быть недостаточны для отметок о всех будущих датах и пролонгациях. Пользуйтесь ежедневником на полтора года или имейте под рукой ежедневник на следующий год.

Сократите собственное производство бумаг

Вы должны избавить других людей от необходимости перерабатывать и хранить чрезмерные объемы бумаг. Обратите внимание на то, какое их количество вы высылаете и передаете своим партнерам и сотрудникам, и подумайте, как ограничить этот поток. Опробуйте следующие приемы:

► пишите ответ в нижней части полученной служебной записки или письма и в таком виде возвращайте отправителю;

► что бы вы ни писали, излагайте свою мысль ясно и разборчивым почерком; в ответ звоните;

► воспользуйтесь электронной почтой;

► ограничьте размер писем и письменных предложений одной страницей;

► распространяйте копии как можно реже;

► уменьшите число обязательных форм отчетности;

► сократите объем инструкций и наставлений.

Сложности эпистолярного жанра

Рекомендация общего характера состоит в кратком и разборчивом изложении своего послания, и тем не менее для многих людей задача составления письма представляет значительную трудность. В муках творчества они теряют массу времени, долго раздумывая над тем, как бы получше выразить свою мысль.

Вряд ли вам хочется проводить большую часть своего рабочего времени, занимаясь письменными ответами на корреспонденции. Чтобы облегчить себе жизнь, поступайте следующим образом:

► раскладывайте письма, на которые предстоит дать ответ, по двум папкам — первостепенной важности и остальные;

► в первую очередь отвечайте на первые, прочие приберегите до времени вынужденного простоя;

► заблаговременно подбирайте всю необходимую для ответа информацию;

► отвечайте, следуя порядку постановки вопросов вашим корреспондентом;

► каждому пункту ответа — отдельный абзац, даже если в нем окажется только одно короткое предложение;

► если формулируете собственное послание, предварительно составьте перечень вопросов, которые намерены осветить;

► пишите простым языком и короткими предложениями;

► если писать уже поздно, звоните.

СОПУТСТВУЮЩИЙ СОВЕТ

Имейте в ящике рабочего стола и в портфеле пачку почтовых открыток с маркой. Пользуйтесь ими, когда от вас требуется не более чем краткий личный ответ.

Формы отчетности

Соберите образцы всех форм, которые вы и сотрудники вынуждены заполнять или отправлять в течение месяца. Взгляните на них и задайтесь вопросом, что случится, если какая-то из них перестанет существовать. Часто ответ будет прост: «Ничего не случится». Попытайтесь ликвидировать одну или две формы и посмотрите, каковы будут последствия. Если жизнь в итоге практически никак не изменится, больше их не вводите.

Кто касается форм, необходимость которых доказана практикой, оцените их структуру и терминологию. Можно ли их усовершенствовать, сделать проще для заполнения, понятнее, короче? Если можно, сделайте это.

Слишком много времени тратится на заполнение лишних, бесполезных форм. Большинство людей не заслуживают постоянной проверки их усердия путем заполнения различных форм отчетности. Их непосредственный начальник должен обеспечить необходимый контроль. Отмените максимальное число форм. В большинстве рабочих ситуаций требуется не столько неукоснительная точность, сколько разумная степень соответствия установленным критериям. Советуем действовать согласно принципу Маркса и Спенсера (основателей одноименной сети магазинов): «Не ясно, как быть? Плюнуть и забыть».

Сборники наставлений

Как часто вам и вашему персоналу приходится штудировать объемные руководства и сборники наставлений? Своды внутрифирменных инструкций должны быть максимально краткими и конкретными. Люди скорее усвоят содержание небольшой, изложенной ясным языком брошюры, чем фолианта дюймовой толщины. Если ваша компания велика, а персонал ее многочислен, пусть у каждого подразделения будет свой узко специальный сборник наставлений.

Использование технических средств
Перейти на страницу:

Похожие книги

Чингисхан
Чингисхан

Роман В. Яна «Чингисхан» — это эпическое повествование о судьбе величайшего полководца в истории человечества, легендарного объединителя монголо-татарских племен и покорителя множества стран. Его называли повелителем страха… Не было силы, которая могла бы его остановить… Начался XIII век и кровавое солнце поднялось над землей. Орды монгольских племен двинулись на запад. Не было силы способной противостоять мощи этой армии во главе с Чингисханом. Он не щадил ни себя ни других. В письме, которое он послал в Самарканд, было всего шесть слов. Но ужас сковал защитников города, и они распахнули ворота перед завоевателем. Когда же пали могущественные государства Азии страшная угроза нависла над Русью...

Валентина Марковна Скляренко , Василий Григорьевич Ян , Василий Ян , Джон Мэн , Елена Семеновна Василевич , Роман Горбунов

Детская литература / История / Проза / Историческая проза / Советская классическая проза / Управление, подбор персонала / Финансы и бизнес
100 бизнес-технологий: как поднять компанию на новый уровень
100 бизнес-технологий: как поднять компанию на новый уровень

А вы знаете сверхвозможности и сверхслабости своей компании, команды и собственный потенциал? Давно ли вы спускались в производственный отдел или отдел продаж и просто спрашивали: «Как дела?» Эта книга откроет вам глаза на реальное положение дел в вашей компании и поможет перехватить управленческую инициативу для достижения бизнес-результатов. В ней рассматриваются фундаментальные принципы строительства бизнеса, которые необходимо выбрать в начале пути и следовать им; говорится о степени затягивания гаек и ослабления болтов в руководстве коллективом, подборе эффективной, сильной команды, нацеленной на результат; рассказывается о методах принятия верных управленческих решений и методах увеличения результативности собственной работы. Все, о чем говорят в кулуарах и что действительно важно для успеха вашей компании, – в этой книге. Хватит смотреть на западные технологии, пора применять управленческие инструменты, работающие в отечественных компаниях.Издание рекомендуется владельцам компаний, директорам всех подразделений, а также менеджерам, заинтересованным в успехе.

Роман Черепанов

Карьера, кадры / О бизнесе популярно / Управление, подбор персонала / Финансы и бизнес
Управленческая элита. Как мы ее отбираем и готовим
Управленческая элита. Как мы ее отбираем и готовим

Новая книга Владимира Тарасова посвящена проблемам отбора и подготовки перспективных менеджеров; в ней содержится детальное описание нескольких десятков деловых игр, тренингов, методик отбора и подготовки менеджеров, разработанных автором и не имеющих аналогов в России и за рубежом.Эта книга – не только самая большая коллекция уникальных деловых игр и тренингов, но и хроника 25-летней истории Таллиннской школы менеджеров в изложении ее основателя, откровенный рассказ Владимир Тарасова о собственном управленческом опыте, об эволюции его управленческих взглядов и становлении его «философии жизни» в стремительно меняющемся мире.Эта книга – увлекательная история человека, подготовившего десятки тысяч менеджеров и посвятившего свою жизнь изучению и разработке социальных технологий; квинтэссенция опыта автора как социального технолога.Владимир Тарасов – основатель первой школы бизнеса на территории бывшего СССР, автор популярных книг по управленческому искусству, один из лучших российских бизнес-тренеров, автор оригинальных методик подготовки менеджеров.

Владимир Константинович Тарасов

Деловая литература / Управление, подбор персонала / Финансы и бизнес