Тайм-менеджмент

Труднее всего справиться с теми, кто, проходя через ваш кабинет или мимо вашего рабочего стола в офисах с открытой планировкой, останавливается просто «переброситься парой слов», или «потому что это быстрее, чем звонить», или потому что «вид-но, что ты на месте». Разговор часто начинается с утверждения, что дело займет не более пяти минут, но обычно человек задерживается дольше, особенно если вы сами пользуетесь визитом как предлогом для перерыва в работе. Подобные отвлекающие моменты не только съедают ваше время, но и становятся прекрасным поводом к тому, чтобы не заниматься работой.

Для эффективной борьбы со случайными визитерами нужна особая стратегия. Во-первых, решите, ради кого вы готовы приостановить работу. К этой категории людей, вероятно, будут отнесены ваши боссы, но и в этом случае, если вам необходимо заняться важной работой, вы можете попросить о возможности встретиться позже, когда с делом будет покончено. Что касается всех остальных посетителей, то подумайте, как держать их по ту сторону своей двери. Вопрос особенно актуален, если на пути к ней нет ни секретаря, ни других представителей вашего персонала. Если же вы находитесь под надежной защитой, то случайным посетителям — кроме членов «привилегированной» группы — ход к вам может быть заказан.

Возможно, у вас нет намерения избегать всех контактов, и многие менеджеры как раз таки придерживаются политики «открытых дверей». Однако излишек незваных гостей может вылиться в малые объемы выполняемой работы при том оправдании, что «человеческое общение» — крайне важная вещь. Применяемая вами стратегия должна обеспечивать вашу доступность, но только на ваших же условиях.

Добейтесь сокращения числа отвлекающих моментов применением следующей тактики:

СОПУТСТВУЮЩИЙ СОВЕТ

Не поднимайте голову навстречу каждому входящему, поскольку тем самым вы поощряете его к разговору. По возможности не сидите лицом к двери или к основному потоку людей.

Незамедлительно принимайтесь за решение первой задачи

Когда уясните для себя, что предстоит сделать, определитесь с первой своей задачей и немедленно принимайтесь за ее выполнение. Какие бы чувства к конкретной задаче вы ни испытывали, лучший способ справиться с ней — приступить к работе как можно скорее, не откладывая. Даже небольшой шаг к выполнению работы улучшит ваше к ней отношение и облегчит дальнейшее продвижение. Как уже говорилось ранее, помочь себе вы можете делением задачи на более мелкие операции.

Если, несмотря ни на что, начало работы представляет для вас значительную проблему, попробуйте следующее:

► сделайте сначала самое простое, чтобы при ободриться;

► сделайте самое сложное, чтобы остальное таковым уже не казалось;

► убедитесь, что все готово для немедленного старта;

► если вам просто необходимо выпить чашку кофе, поставьте ее перед собой на рабочем столе;

► обещайте себе награду за выполнение каждого этапа работы, например, в виде чтения не скольких страниц любимого романа, короткой прогулки на воздухе или конфеты;

► представьте себе счастливый момент завершения работы;

► начните как угодно и с чего угодно, только бы начать (писатели, отчаявшиеся дождаться вдохновения, часто просто берут лист бумаги и пишут на нем все, что придет в голову).

Оставьте время для анализа, внесения изменений и окончательного оформления

Худшим следствием промедления является то, что вы не оставляете себе достаточно времени на завершение работы. Это проверка результата и внесение необходимых изменений. Кроме того, у вас должно оставаться время для анализа конечного результата и выяснения, является ли он желаемым или мог бы быть лучше, достигнут быстрее и стоить дешевле. Наконец, вам необходимо убедиться, что выполнены все этапы работы, которые необходимо скомпоновать в одно целое и придать надлежащий вид. Еще одна, на этот раз последняя, проверка готовности работы, и дело сделано.

Если вы заранее не оставляете себе времени на перечисленные действия, то начинаете паниковать и комкать работу. Если же знаете, что предусмотрели достаточно времени для всего, то с приятным чувством станете продвигаться к завершению работы.

Оценивая, сколько времени вам потребуется на проверку сделанного, ориентируйтесь на ранее выполненные задания и, соответственно, составьте график предстоящей работы. Оставьте достаточно времени на случай непредвиденных осложнений, и вы без труда впишетесь в установленные сроки. Уверенность в том, что в последний момент у вас не будет оснований для паники, облегчит вам начало работы.

СОПУТСТВУЮЩИЙ СОВЕТ

Настраивайтесь только на однократную проверку любой сделанной работы.

Что хорошо, то хорошо