Тайм-менеджмент

Один из способов научиться рассчитывать время – фиксировать время выполнения своих повседневных задач. Отслеживайте и отмечайте в своем органайзере все, чем вы занимаетесь на протяжении дня. Обращайте внимание, сколько времени вам требуется, чтобы убрать стол после еды, написать еженедельный отчет о работе или просмотреть газету. Если вы никогда не выполняли такую работу, вы можете оценить необходимое для ее завершения время, основываясь на том, сколько времени вам потребовалось бы, чтобы сделать нечто подобное. У моего брата Стива было десять недель, чтобы подготовиться к защите диссертации на ученом совете, – к экзамену, который он никогда прежде не сдавал. За годы учебы в институте он узнал, что может тщательно изучить и хорошо запомнить около десяти страниц учебного материала за день. Используя эту цифру в качестве ориентира, он рассчитал и спланировал свой график учебы.

СТИВ: РАСЧЕТ ГРАФИКА УЧЕБЫ

420 страниц материала по 10 страниц в день = = 42 учебных дня;

42 учебных дня по 6 учебных дней в неделю = 7 недель

Благодаря этим расчетам он увидел, что ему потребуется 7 недель, чтобы пройти весь материал один раз. Затем у него будет еще три недели, чтобы повторить пройденное или подробнее изучить трудные места. Этот расчет ослабил его напряжение перед защитой и дал ему четкое расписание работы.

Вам не всегда нужно быть столь детальным в своих расчетах, но когда вы сталкиваетесь с большими и сложными задачами, способность производить вычисления необходимого времени может оказаться очень полезной.

Следующее упражнение поможет вам научиться точнее оценивать это время. В течение всей следующей недели, составив список задач в вашем органайзере, слева от каждой задачи укажите, сколько времени, по вашему мнению, займет у вас ее выполнение. Например, ваш список может выглядеть таким образом:

Затем, когда вы будете выполнять каждую задачу, засеките время и запишите справа, сколько времени вам понадобилось для ее завершения. В конце дня ваш список может выглядеть так:

Насколько точными оказались ваши оценки? Большинство моих клиентов бывают шокированы тем, насколько больше времени им в действительности требуется для выполнения своих дел, в сравнении с тем, на которое они рассчитывали. Кроме того, временами они бывают удивлены, видя, что задача, внушавшая им благоговейный трепет и поражавшая своими предполагаемыми размерами и затратами времени, оказывалась завершенной намного быстрее, чем они могли себе представить.

Необходимость отмечать предполагаемое время для завершения каждой задачи может сначала показаться вам обременительной и неестественной, но вам не обязательно всегда быть столь же подробными в своих расчетах. Когда у вас за спиной будет некоторый опыт, вы будете помнить, сколько времени у вас отнимает то или иное дело. У вас выработается интуитивное ощущение и знание того, сколько телефонных звонков вы сможете сделать утром за полчаса, или сколько времени вам необходимо, чтобы еженедельно оплачивать счета. После двух-трех недель напряженной работы вам уже не потребуется оценивать время на выполнение тех задач в вашем списке дел, на которые у вас на самом деле уходит не более пяти минут.

Тем не менее, даже после того как вы научились точно оценивать требуемое вам время, пользуйтесь своими навыками оценки времени, управляя большими проектами или в периоды большого напряжения сил, когда вы должны вместить большое количество задач в узкие временные рамки.

Чем больше вы практикуетесь, тем точнее вы будете оценивать, сколько времени вам необходимо для выполнения того или иного дела. Но имейте в виду: существуют факторы, которые могут опрокинуть все ваши расчеты, и один из них – ваша неспособность оставаться сконцентрированным на выполнении одной конкретной задачи в определенный промежуток времени.

Научитесь не отвлекаться

Люди, которые постоянно прерываются и теряют концентрацию, приступив к выполнению задачи, часто сталкиваются с большими трудностями при оценке необходимого для ее выполнения времени. Предположим, что в девять часов утра вы садитесь за стол, чтобы подготовиться к докладу на предстоящем совещании. В течение следующих двух часов, работая над докладом, вы отвечаете на пять телефонных звонков, сами звоните десять раз, отвечаете на двенадцать писем, пришедших вам за это время по электронной почте и успеваете побеседовать с тремя случайными посетителями. В четыре часа дня вы заканчиваете подготовку к докладу, но не имеете ни малейшего представления о том, сколько же времени вам для этого потребовалось.