Тайм-менеджмент

Итак, каким же образом ваш план распределения времени может помочь вам? Он становится основой, каркасом той структуры, внутри которой вы размещаете все свои задачи, все, что вы делаете. Это – ваш якорь и ваш компас в хаосе бурной деятельности, в водовороте возможностей и потребностей, которыми полон мир. Он также дает вам власть и возможность управления временем, видение перспективы и становится основой для принятия решений, как мы это увидим на приведенных ниже примерах Миранды и Элли.

План распределения времени: Миранда

Миранда работала без определенного плана распределения времени, и это очень сильно ограничивало ее продуктивность. Она – финансовый менеджер-консультант, и двумя сторонами ее работы были встречи с клиентами, формирование их инвестиционных портфелей и управление ими. Она рассказывала, что ей нужно было приспособиться к своим клиентам, подстроиться под их график жизни, поэтому всегда, когда ей звонил кто-нибудь из клиентов и просил о встрече, она говорила: “Хорошо, когда вы хотели бы встретиться?”, и, какое бы время они не назначали, она отвечала, что это время ей подходит. Даже если она знала, что в это время она должна заниматься разработкой и реализацией инвестиционных планов, Миранда всегда бросала эту работу и шла навстречу клиенту, если он просил о встрече. Беспокойство за запущенную работу по формированию индивидуальных инвестиционных портфелей клиентов нарастало, и в результате ей приходилось засиживаться на работе до полуночи два раза в неделю, чтобы попытаться наверстать упущенное.

Я предложила ей ежедневно выделять особое время для встреч с клиентами и особое время для разработки для них инвестиционных планов. Поскольку клиенты обычно назначали встречи утром или в конце рабочего дня, Миранда, уважая их предпочтения, резервировала для встреч время каждое утро и дважды в неделю – вечернее время. Кроме этого, она ежедневно оставляла три часа после обеда для составления инвестиционных портфелей своих клиентов и для управления ими.

ПЛАН РАСПРЕДЕЛЕНИЯ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ МИРАНДЫ

Теперь, когда очередной клиент просил ее о встрече, Миранда вела себя иначе. Вместо открытого вопроса “Когда вы хотели бы встретиться?” она спрашивала: “Вам удобнее утром или в конце рабочего дня?” Когда все утреннее и вечернее время было занято, она сразу предлагала: “Давайте встретимся на следующей неделе”. Если Миранда действительно хотела угодить какому-нибудь клиенту, который настаивал на встрече в середине дня, она могла отложить свои занятия финансовым планированием, но теперь это было сознательным решением. В этом случае она переносила работу с инвестиционными портфелями клиентов на утро или на вечер.

Используя новый план распределения времени, Миранда за две недели перешла из состояния постоянной сумасшедшей спешки в ритм спокойной и размеренной работы, – такова разница между теми, кто не планирует свое время, и теми, кто его планирует.

План распределения времени: Элли

Элли, мать четверых детей, использовала свое рабочее время очень эффективно. У нее был свой план распределения домашнего времени, и она справлялась с планированием более-менее успешно до тех пор, пока не сократила свой рабочий график с полной рабочей недели до трех дней в неделю. У нее появились выходные в понедельник и в пятницу – целых два дня, но она была удивлена тем, что не могла приступить ко всему, что планировала сделать в это неожиданно освободившееся время.

Кроме желания иметь больше времени для отдыха, у Элли было множество планов и дел, которые она хотела делать в эти дни, чтобы иметь возможность побыть со своими детьми по вечерам и в выходные. Теперь, когда у нее, наконец, появилось время, чтобы заняться ремонтом мебели и прочитать несколько новых романов, она обнаружила, что по-прежнему не может взяться за это. Вместо этого ее выходные были заняты такой рутиной, как стирка и уборка. Ее неформальный подход к проведению этих двух выходных не работал. Ей нужен был более формализованный план.

Элли и я составили план распределения времени по понедельникам и пятницам. Мы решили, что по утрам она будет отвозить детей в школу, возвращаться домой и в течение одного часа готовить еду, заниматься стиркой и убирать дом. По понедельникам и пятницам мы выделили время с девяти часов утра до полудня для ее проектов по переустройству дома. В эти промежутки времени Элли могла заниматься любыми личными проектами и делами.

Время с двенадцати до трех часов дня по понедельникам она проводила в разъездах по делам. С двенадцати до трех часов дня по пятницам Элли резервировала время для самой себя. Она могла пообедать с друзьями, почитать книгу или прогуляться – это было ее время. Личное время в пятницу после полудня было ее наградой в конце недели и стимулом для дальнейшей работы.

ПЛАН РАСПРЕДЕЛЕНИЯ ВРЕМЕНИ ЭЛЛИ ПО ПОНЕДЕЛЬНИКАМ И ПЯТНИЦАМ