Тайм-менеджмент

Wall Street Journal сообщает, что обычный руководитель ежегодно тратит в среднем шесть недель на поиск пропавшей информации и материалов на своем рабочем столе, который завален неразобранными бумагами, в личных архивах и папках. В итоге полезное рабочее время сокращается этим на один час в день в расчете на одного служащего – и это еще очень оптимистическая оценка потерь времени. USA Today сообщает, что американцы ежедневно тратят на поиски потерянных предметов 9 миллионов часов.

Решение этой, по сути, чисто технической, проблемы очень простое: организуйте свое пространство. В среднем для организации рабочего пространства в обычном офисе требуется всего три дня, в обычной жилой комнате – от одного до полутора дней. Это небольшое вложение времени и денег многократно окупается приобретением шести или более дополнительных недель в год!

Очень трудно привести в порядок все сразу, но вы можете начать с того помещения, в котором проводите бо́льшую часть времени. И чем скорее вы вложите свое время в организацию вашей среды, тем скорее вы извлечете огромную прибыль в виде дополнительного времени, которым вы сможете распоряжаться. Моя первая книга, “Самоорганизация по принципу “изнутри наружу”” познакомит вас с простыми и безотказными приемами организации и управления любым пространством в вашем доме или на рабочем месте.

Второй уровень: внешние факторы

К внешним факторам относятся такие ситуации, когда вы сталкиваетесь с серьезными проблемами в планировании и управлении своим временем, с ситуациями, которые вам неподконтрольны и разрешение которых выходит за пределы ваших возможностей. В таких ситуациях ваши способности планирования и управления временем подвергаются серьезным испытаниям. Когда вы признаете наличие таких внешних факторов, вы можете выявить суть проблемы и сообразить, каким образом адаптироваться к ситуации. Это позволит вам найти конструктивное решение проблемы, вместо того чтобы во всем винить себя.

Внешний фактор № 1: Вы столкнулись с непомерно большим объемом работы

Иногда вы сталкиваетесь с нереальным для выполнения объемом работы в результате технических ошибок в планировании времени или вследствие индивидуальных психологических особенностей. Но временами это напряжение и в самом деле бывает следствием внешних сил и факторов, и вам просто необходимо признать, что в данный момент вы оказались перегруженными. Возможно, вы одновременно работаете, учитесь и пытаетесь растить детей. Возможно, ваш помощник по работе уехал в отпуск, компьютер сломался, или ремонт вашего дома продвигается очень медленно – и список ваших дел моментально оказывается заполнен задачами, которых вы не ожидали.

Если вы столкнулись с одной из подобных проблем, то независимо от того, сколько времени будет длиться напряженный период, вы должны пересмотреть объем работ и сосредоточиться на самосохранении. Будьте снисходительны и добры к самому себе. Избавьтесь от посторонних дел и задач, упростите их или делегируйте их выполнение другим. Значительно снизьте свои требования к качеству выполнения некоторых задач – сейчас вам просто надо “удержаться на плаву”. Глава 8 “Зачистка” расписания” научит вас, как снизить свою рабочую нагрузку и полагаться на других, когда для вас наступили трудные времена. Глава 10 “Уплотнение времени” поможет вам согласовывать и корректировать свои планы в периоды кризисов и высокого напряжения сил. Следуя учебному плану, изложенному в этой книге, вы сможете создать собственную систему планирования и управления временем, которая будет достаточно гибкой, чтобы приспосабливаться к неожиданно возникающим обстоятельствам и кризисам.

Внешний фактор № 2: Проблемы со здоровьем ограничивают ваши силы

Когда вы чувствуете себя не лучшим образом и ваши силы ослаблены, очень трудно сделать все, что вы запланировали. Некоторые люди страдают серьезными расстройствами здоровья, ограничивающими их силы и энергию. Темп вашей жизни может снизиться из-за депрессии, расстройства концентрации внимания или из-за многих других проблем со здоровьем, о существовании которых вы можете даже и не подозревать. Если вы постоянно чувствуете вялость, апатию или постоянную сонливость, это может быть вызвано самыми разными причинами – от расстройства функции щитовидной железы до неполноценного питания. Проконсультируйтесь у врача и выясните, не связаны ли внешние симптомы с расстройством организма, чтобы иметь возможность обратиться к лечению и устранить их. Многие люди страдают расстройствами сна – молодые мамы, врачи, медсестры, люди, работающие в ночную смену, или те, кто много путешествует и чья работа связана с частыми командировками. Не стоит недооценивать, насколько это может истощать ваши силы, энергию, а вместе с ними – способность концентрироваться и выполнять сложные аналитические задачи.