Характерными причинами плохой работы военной разведки в то время было отсутствие взаимоотношений, нескоординированность и разобщенность действий ее основных служб, рассредоточенность в ВГШ, Высшем военном совете и Опероде Наркомвоена.
«В настоящее время разведка ведется рядом органов, большей частью не связанных между собой никакими служебными взаимоотношениями и совершенно независимыми в принятии того или иного плана работ, — констатировал в июне 1918 г. ВСО. — …Вследствие отсутствия разграничения сфер компетенции в деле разведки между перечисленными выше органами и отсутствии единого руководства всем этим делом выяснились и дают себя чувствовать следующие отрицательные явления: 1) параллельная работа нескольких органов в одном и том же направлении и рядом с этим оставление вовсе без внимания и обследования некоторых районов и данных, 2) чрезмерная расточительность одних органов в расходовании денежных средств на разведку и полное отсутствие кредитов у других, хотя часто эти последние имеют все данные для успешного развития дела разведки, 3) отсутствует орган, объединяющий и систематизирующий материалы по разведке, добываемые всеми перечисленными органами. Дело разведки без подведения итогов и без научной систематической обработки сырых материалов является совершенно не отвечающим пользе дела и обречено на естественное замирание, 4) в связи с отсутствием руководства разведывательной деятельностью всех перечисленных органов резко бросается в глаза бессистемность общей работы».
Для улучшения разведывательной работы была сформирована комиссия по выработке «Общих положений о разведывательной и контр-разведывательной службе», в которую вошли: ее председатель С. А. Кузнецов[35] (ВГШ), врид начальника ВСО А. В. Станиславский и его сотрудники (врид начальника разведчасти А. Л. Нолькен, начальник разведотделения Н. Н. Шварц, врид начальника регистрационной службы (контрразведки) А. А. Чернявский; от Высшего военного совета — помощник начальника Оперативного управления по разведке Б. М. Шапошников; от Оперода Наркомвоена — начальник Отдела военного контроля (контрразведки) М. Г. Тракман, представители штабов военных округов, от ВЧК — Я. Г. Блюмкин (единственный человек не из военного ведомства).[36]
В этом документе, состоящим из трех глав: 1) о разведывательной работе; 2) о контрразведывательной службе и 3) об ассигнованиях на разведку и контрразведку, утверждалось, что «руководство всей разведкой, в смысле разграничения районов деятельности различных органов разведки и постановки задач принадлежит Всероссийскому Главному штабу». В статье 2 главы 1 говорилось: «Всероссийский Главный штаб ведает: а) заграничной агентурной разведкой как в мирное время, так и в период мобилизации и во время войны;
б) разработкой после окончания работ общего мирного конгресса всех вопросов, связанных с «мобилизацией» разведки, обеспечивающей ее непрерывность с объявлением войны и соответствие заграничной агентурной сети военным коалициям держав, в) разграничением районов разведки и постановкой разведывательных задач всем органам, ведущим разведку на территории Российской Республики и общим руководством этой работой в соответствии со ст. 1-й и примечаниями 1-м и 2-м той же статьи, г) окончательной разработкой и систематизированием сведений, добываемых нашими разведывательными органами».[37]
Вместо расформированного Высшего военного совета и его штаба были образованы Революционный военный совет Республики (РВСР) и его штаб, начальником разведывательного отдела штаба был назначен Б. М. Шапошников, начальником разведывательного отделения этого отдела — Ф. Л. Григорьев.