Склад. Стандарты управления: Практическое пособие

Правила организации приемки

Приемка товаров по количеству, качеству и комплектности – ответственная процедура, выявляющая недостачи, повреждения, низкое качество или некомплектность товаров. Вследствие обнаружения недостатков получатели предъявляют поставщикам претензии и арбитражные иски. При нарушении правил и сроков приемки получатели лишаются возможности предъявления претензий поставщикам или перевозчикам в случае недостачи или снижения качества товаров. Поэтому организация приемки поступающих товаров, как и любой логистической операции, должна быть тщательно разработана.

Элементы обеспечения приемки:

• набор оптимально необходимых площадей для разгрузки, приемки, разупаковки товаров.

• комплект оптимально необходимых оргтехники, машин и оборудования для приемки, хранения и отгрузки товаров, приборов и оборудования для контроля качества товаров;

• условия договоров: вид тары и упаковки, стандартные количества в одной упаковке, грузовые модули, согласование способов транспортировки и перевозчиков, информация об отгрузках и т. д.;

• технология грузообработки;

• технологические инструкции для процессов приемки различных товаров;

• структура и алгоритмы бизнес-процессов управления приемкой;

• методики проверки качества товаров;

• компьютерные программы;

• должностные инструкции, квалификационные требования для специалистов, участвующих в приемке;

• формы документов, получаемых в результате приемки;

• положения о подразделениях, участвующих в приемке;

• управление: приказы, распоряжения, положения, указания, контроль исполнения, поощрения, наказания;

• планирование: планы закупок, планы грузооборота, планы работ, графики работ, отпусков, дежурств.

Товар может поступать от поставщиков, клиентов (в случае возврата товара), других складов того же предприятия, своих производственных цехов. В практике существуют три варианта обработки входящих товаров:

• прием грузов, запланированный на основании договоров или уведомлений о поставке;

• прием грузов, поступающих на условиях «точно в срок» по утвержденным графикам;

• незапланированный прием грузов.

Нежелательный и дезорганизующий вариант – незапланированное поступление грузов. Поэтому важно получать уведомления об отгрузках от поставщиков. Запланированное получение грузов и регулярное поступление грузов на условиях «точно в срок» позволяют оптимизировать использование техники и рабочей силы.

При организации приемки необходимо выполнение следующих операций и процессов:

• заблаговременные запросы информации от службы закупок об ожидаемых поступлениях товаров;

• контроль получения оригиналов всех необходимых товаросопроводительных документов (счет-фактура, товарная накладная, упаковочные листы, сертификат соответствия, транспортная накладная и т. д.);

• определение размеров партий по количеству мест, весу, объему, номенклатуре и количествам товаров;

• планирование сроков завоза товаров на склад;

• резервирование площадей для временного размещения и приемки груза;

• планирование технических средств и рабочей силы для разгрузки;

• планирование сроков, технических средств и рабочей силы для приемки товаров по количеству и качеству;

• заблаговременное приглашение сторонних специалистов для контроля качества (если нет штатных);

• планирование технических средств и рабочей силы для размещения принятых товаров по местам хранения немедленно после приемки;

• приемка товаров и размещение их по местам хранения;

• подготовка документации для оприходования товаров, ввод информации в базу данных в день приемки;

• подготовка актов приемки при недостачах или браке в полученных партиях, претензий по количеству и качеству.