Самоорганизация по принципу „изнутри наружу“. Система эффективной организации пространства, предметной среды, информации и времени

• С регулярными интервалами. Бизнес, который ведется из дома, постоянно растет и изменяется, особенно если вы частный предприниматель. Убедитесь, что офис соответствует текущим требованиям вашего бизнеса. Для этого достаточно каждый год тратить полдня на то, чтобы заново оценить обстановку в офисе (особенно систему организации документов) и обновить ее, чтобы отразить любые изменения в ваших целях и приоритетах. Добавляйте новые файлы, удаляйте устаревшие и очищайте файлы, относящиеся к путешествиям и домашним делам, если они стали слишком объемными.

Глава 8 РАБОЧИЕ МЕСТА-ОТСЕКИ В БОЛЬШИХ ОФИСНЫХ ПОМЕЩЕНИЯХ

АНАЛИЗ

1. Что работает?

Примеры:

«Я кладу самые большие по размеру проекты в верхний настольный лоток. Так они не загромождают мой стол, а когда приходит время, отправляю их в архив».

Газетный репортер

«У меня есть разные ящики для входящих документов для каждого из трех моих шефов. Эти ящики висят на стене. Так мне проще оценить, что действительно нужно сделать для каждого из моих начальников».

Ассистент администратора

2. Что не работает?

Примеры:

«У меня на столе так много оборудования, что абсолютно не остается места для документов. В конце концов я начинаю работать на коленках».

Биржевой маклер

«У меня два шефа, и каждый день я просто тону в огромном объеме почты, записок, писем и распоряжений каждого из них. Все это перемешивается, и я впадаю в панику всякий раз, когда должна что-то найти».

Ассистент администратора

«У меня совершенно нет спокойного времени для работы или хотя бы для того, чтобы убрать. Люди постоянно отвлекают меня только потому, что здесь нет двери. Они оставляют документы и записки повсюду — на столе, на кресле, на документах, с которыми я работаю. Здесь все время что-нибудь теряется».

Администратор отдела страхования

3. Что для вас самое важное?

Примеры:

• Александре А., ассистенту двух редакторов модного журнала, нужно было место для образцов товаров для красоты, каталогов и портфолио модельных агентств, файлов продавцов для фотосессий, форм и бумаги для принтера и отдельных ящиков для входящих и исходящих документов для каждого ее шефа.

• Дэвиду Р., репортеру-специалисту по журналистским расследованиям, нужно было место для текущих сюжетов (до восьми одновременно), годового архива прошлых статей, материалов об источниках информации, справочных материалов и громоздкой подставки для блокнотов, которые он часто листал с поразительной скоростью.

• Стиву М., биржевому маклеру, нужно было место для журнала активности клиентов, файлов клиентов, файлов продукции, финансовых отчетов за две недели, ежедневных газет и настольной телефонной записной книжки.

4. Зачем быть организованным?

Примеры:

• «Получать больше удовольствия от работы».

• «Освободить место для работы!»

• «Пользоваться доверием шефа и уважением коллег».

• «Мне хотелось бы иметь ясную голову и развить способность концентрироваться на работе вместо того, чтобы увязать в грудах документов».

• «Контролировать поток информации».

• «Лучше справляться с быстрым темпом работы в офисе».

• «Меньше напрягаться и беспокоиться по поводу потерянной информации».

5. Что вам мешает?

Вот распространенные причины беспорядка в рабочих отсеках: