Самоорганизация по принципу „изнутри наружу“. Система эффективной организации пространства, предметной среды, информации и времени

• Дэвиду Т., финансовому консультанту, нужно было место для папок с документами текущих клиентов, потенциальных клиентов, пассивных клиентов, ежедневных и еженедельных финансовых публикаций и информации о различных программах инвестиций и компаний, за финансовым положением которых он наблюдал.

• Мэри Б., профессиональному лектору, нужно было место для рекламных материалов, речей и набросков; презентационного оборудования и предложений; архива видео- и аудиокассет, справочников и статей; информации по счетам и платежам.

• Марлен Дж., актрисе и певице, нужно было место для портфолио и резюме ее спектаклей, портфолио и резюме ее вокальных выступлений, демонстрационных кассет, двух настольных папок для телефонных записей (по одному для каждого направления деятельности); для личных финансовых документов, нот, монологов, сценариев и запасов офисных расходных материалов.

4. Зачем быть организованным?

Примеры:

• «Мы снова сможем пользоваться гостиной, потому что мое рабочее место будет отделено от нее».

• «Когда я работаю, мне необходимы покой и тишина».

• «У меня будет больше места для работы и завершения дел».

• «Мой бизнес будет развиваться так, как я хочу, если заметки по проектам, документы и наброски идей станет проще искать».

• «Мне не придется постоянно беспокоиться, что я опять забыл важный документ».

• «Я хочу испытывать положительные эмоции, приступая к работе!»

5. Что вам мешает?

Вот распространенные причины беспорядка в домашних офисах:

• Неопределенность целей. Часто люди не отводят четкого и определенного места для своего домашнего офиса, потому что не имеют определенный приоритетов. В конце концов, они перемещаются из комнаты в комнату, а им самим и членам их семьи становится трудно отделить работу от дома. В этой главе вы найдете много предложений о том, как более четко определить границы офиса, как в физическом окружении, так и с точки зрения привычек и целей работы.

• Неудобное место для хранения. Часто люди устраивают домашние офисы там, где недостаточно места для хранения всех необходимых вещей, или же модули для хранения совершенно не соответствуют их потребностям. Иногда люди выбирают определенные приспособления для хранения просто потому, что они им нравятся или доступны. Один мой клиент работал за столом, принадлежавшим в прошлом веке юристу. Это был очень красивый стол, но его ящики еле-еле открывались и их форма не позволяла разместить современные папки.

• Вам не нравится помещение. Люди часто выбирают место для домашних офисов, исходя из того, где, как они думают, это будет уместно, не задумываясь о том, нравится ли им там находиться. Когда помещение оказывается слишком тесным или чересчур удаленным от остального дома, в нем слишком много или слишком мало света или оно просто неудобно, офис в конце концов становится просто хранилищем гор неупорядоченных бумаг, а не настоящим рабочим помещением. Эта глава поможет вам найти наилучшее место для домашнего офиса, чтобы вы с удовольствием проводили в нем время.

• Сложная, запутанная система. Предприниматели очень часто имеют огромный диапазон интересов, и эти интересы постоянно меняются и развиваются. Поэтому им может быть сложно хранить вещи в соответствии с простой системой. Многое из того, что они хранят, имеет значение для различных областей их деятельности. Такие люди часто устанавливают слишком сложные системы с сотнями папок, с множеством накладывающихся друг на друга заголовков. Неудивительно поэтому, что им кажется невозможным хранить все это в порядке.

ПЛАНИРУЕМ

Довольно часто люди устраивают домашний офис в одной комнате, а затем перемещают его в другую, больше узнав о своих потребностях, привычках семьи и личных предпочтениях. Выберите лучшее расположение для своего офиса на основе следующих рекомендаций, которые я позаимствовала из книги Пола и Сары Эдвардс «Работа дома».

• Полный рабочий день или частичная занятость? В домашних офисах, которыми пользуются полный день, должно быть больше места для работы и хранения, в то время как для частичной занятости может подойти не такой большой и более удаленный офис (например, под лестницей).