Самоорганизация по принципу „изнутри наружу“. Система эффективной организации пространства, предметной среды, информации и времени

• Пустые коробки для сортировки вещей, маркированные следующим образом:

— Отдать — если вы собираетесь отправить вещи в разные места, используйте отдельный ящик для каждого из этих мест.

— Должно находиться в другом месте — складывайте сюда «неприкаянные» вещи, чтобы в конце сеанса уборки перенести их в подходящее место в соответствии со своей системой организации.

— Требует ремонта — в эту коробку собирайте требующие ремонта вещи, которые хотите сохранить. Укажите на коробке сроки ремонта, например один месяц. Если за это время вы не отремонтируете их, придется от них избавиться.

• Пылесос, тряпка и тазик с водой, швабра и совок, чтобы убирать освобожденные на время полки, ящики и пол позади мебели, — не стоит упускать эту редкую возможность.

• Блок простых папок для сортировки документов.

• Заметки Post-it[3] для временной маркировки куч вещей и группировки предметов по мере сортировки.

• Карандаш и блокнот, чтобы записывать мысли о том, что делать с разными вещами. Эти идеи могут часто возникать в процессе работы.

• Архивные ящики для временного хранения с ясно, аккуратно и правильно рассортированными документами в процессе создания вашей системы и для архивирования документов, которые вы решили сохранить.

• Напитки и легкие закуски, чтобы предотвратить обезвоживание организма и поддерживать свои силы, а также чтобы не приходилось прерывать сеанс уборки ради того, чтобы выскочить в магазин.

Итак, перевернем страницу и приступим к организации пространства!

Глава 6 ТРАДИЦИОННЫЕ ОФИСЫ И СИСТЕМЫ ХРАНЕНИЯ ИНФОРМАЦИИ

Термин «традиционные офисы» относится к офисам, в которых есть дверь и которые находятся в помещении компании, а не дома. Однако эта глава также содержит самую подробную информацию о том, как создать дружественную к пользователю систему подшивки и хранения документов. Поэтому от ее чтения получат пользу и те, кто работает в офисах другого типа.

АНАЛИЗ

1. Что работает?

Примеры:

«Единственная вещь, которая работает, — это моя система ведения счетов и бухгалтерии. Остальные бумаги находятся в беспорядке, но я всегда четко представляю себе движение своих наличных денег».

Хозяин розничного магазина

«У меня есть один ящик, где я храню копии всех своих выступлений, рассортированные по дате и месту. Мне легко вернуться к тому, что нужно».

Председатель совета директоров

2. Что не работает?

Примеры:

«Каждое утро я несусь к телефону, поднимаю трубку, роняю на стол портфель, сбрасывая при этом на пол гору бумаг, и сжимаюсь от страха, когда собеседник на том конце провода просит меня просмотреть документ, который я ему недавно выслал. Я знаю, что он где-то здесь, но где? Мне приходится сначала как-то выкручиваться, а потом буквально охотиться за этой бумагой. Я не могу больше выносить ежедневное напряжение, стресс и смущение».

Администратор отдела управления персоналом

«Я настолько плохо организован, что не могу использовать наилучшим образом помощь своих подчиненных. Важнейшие проекты постоянно застревают у меня на столе. Мой ассистент не в состоянии даже подшить для меня документы, потому что ни один из нас не понимает, как устроена моя система хранения бумаг».

Вице-президент по продажам и маркетингу