Руководство по реорганизации инжиниринговых компаний

Есть практика создания реестра ТКП в разных программных средах (MS Excel, html, 1С.ДО). Наиболее важными условиями внедрения являются формат-минимум реестра ТКП (табл.4) и организация возможности одновременного доступа к нему разных групп пользователей. Работники (ГИП-продавцы) самостоятельно ведут свои записи в реестре ТКП, под контролем непосредственного руководителя – ввод сведений ТКП, онлайн мониторинг и обновление статусов ТКП и пр. Если программная среда позволяет – лучше сразу реализовать статистический автоматический ежеквартальный отчет активности и результативности (срез по коммерции). Это исключит возможное влияние человеческого фактора на показатели и их динамику, обеспечит гарантию достоверности и сопоставимости сведений отчетов, позволит принимать более корректные управленческие решения, а также позволит руководителям БЕ вести мониторинг показателей и управление коммерческой деятельностью БЕ онлайн.

5.4. Автоматизированная форма расчета ТКП

В подавляющем большинстве промышленных предприятий расчет ТКП до сих пор ведут с применением традиционных коэффициентов, обычно к сумме прямых затрат. Такой способ расчета ТКП не позволяет проводить впоследствии достоверный план-фактный анализ метода расчета (нет сопоставимых статей расходов и доходов), не дает понимания границ «тонкой игры» ценами на тендере. А значит в перспективе нет возможности и управления статьями расходов, оценки их эффективности, выявления проблемных мест производственных процессов, улучшения инструментов планирования и контроля исполнения (ценообразования).

Рис.3 Вариант интерфейса автоматизированной формы расчета ТКП

Очень высокую эффективность применения показывает автоматизированная форма расчета ТКП (рис.3). За основу новой формы расчета ТКП первоначально берется действующая в компании модель финансовой оценки фактической доходности проектов (договоров), с дальнейшим постоянным улучшением обоих инструментов на основе PDCA-цикла. Чаще форму расчета ТКП создают в MS Excel. Это позволяет использовать весь мощный потенциал управления базами данных, формул и макросов, широко применять высокоскоростной, точный и автономный инструмент расчета ТКП, порой – прямо в ходе торгов. Форма расчета ТКП содержит следующие обязательные разделы:

– идентификатор ТКП (ID и краткое наименование ТКП – из реестра ТКП);

– утвержденные финансовые показатели компании («вшиты» в форму % – ТЗР, ОПР, КЗ, средняя з/п производственного персонала и пр.);

– исходные сведения ТКП (вводятся ГИП – объем трудозатрат, количество участников проекта, командировок, цены билетов, гостиниц, стоимость аутсорсеров, доставки готовой продукции, банковские услуги и пр.);

– расчет стоимости ТМЦ (калькуляция спецификации ТМЦ);

– расчет ФОТ, расходов на командировки и аутсорсеров;

– расчет экономики ТКП (расчет цены ТКП, показателей прибыли – маржинальной, операционной, чистой и пр.).

Форма расчета ТКП должна включать возможность быстрого (по «клику мыши») пересчета ТКП по новым установленным уровням показателей: цены, маржинальной рентабельности и пр., с пересчетом всех экономических показателей ТКП.

При победе ТКП и открытии проекта, срок поставки готового изделия из ТКП становится суммарным сроком проекта, а показатели формы расчета ТКП – плановым БДР проекта (заводятся ГИП в 1С, служат базой для план-фактного анализа эффективности проекта и совершенствования формы расчета ТКП). Дата начала работ в графике проекта обычно определяется правилами Заказчика (чаще всего – это дата извещения о победе в тендере). ГИП преобразовывает трудозатраты функциональных подразделений из формы расчета ТКП в календарные этапы графика проекта (проектирование, закупки, производство, доставка, ШМР, ПНР), с учетом выходных и праздничных дней, командировок. Определяет взаимосвязь и последовательность этапов, ответственных лиц, даты и формат свидетельств завершения каждого из этапов (дата утверждения ПСД, или дата передача готового изделия на склад готовой продукции и т.д.). Так из формы расчета ТКП и самого ТКП полностью формируются первичные версии БДР и календарного плана проекта (базовый график первого уровня). По факту заключения договора с заказчиком и в процессе реализации проекта они могут и будут изменяться, и неоднократно. Формат и сроки таких изменений устанавливаются в разделе НД ИСМ «Управления изменениями проекта».

Улучшения финансовой модели и формы расчета ТКП ведутся директором по продажам, с привлечением финансовой службы, на основе план-фактного и конкурентного анализа БДР ТКП.

5.5. Как это работает