Разработка учетных приложений в MS Office

4. Наличие программного кода для автоматизации интерфейса программного приложения, работы с переменным табличным набором данных и автоматизации взаимодействия с другими приложениями является необходимым условием для приложения.

Основные теоретические вопросы разработки учетных, а точнее учетно-расчетных приложений рассмотрены в учебном пособии Лукьянова П. Б. [1]. Каждое учетно-расчетное приложение имеет большую расчетную составляющую в виде различных блоков анализа данных в базе, прогнозирования, и возможно элементов какого-то подхода к оптимизации. Его уже нельзя назвать просто учетным приложением. Это скорее расчетное приложение с таблицей исходных данных. Расчетный блок учетного приложения, прежде всего, зависит от предметной области использования данного приложения: экономика, менеджмент, образование, наука и др. Следовательно, у каждого учетного приложения он будет свой.

Поэтому граница перехода между учетным, учетно-расчетным и расчетным приложением достаточно расплывчата. Элементы расчета есть в любой базе данных в зависимости от ее назначения. В то же время расчетное приложение не может работать без массива данных: в виде таблицы данных или же в виде файла с исходными данными.

Для реализации учетного приложения «родной», инструментальной средой разработки, безусловно, является табличный процессор, хотя учетные и расчетные функции можно реализовать и в других офисных приложениях. При этом продукт, созданный в среде СУБД, правильно называть базой данных, хотя его также можно назвать и учетным приложением.

При разработке учетного приложения может возникнуть вопрос: какую среду использовать – среду электронных таблиц или базы данных, а может даже документа MS Word или комбинацию приложений? Все зависит от решаемой задачи и от объема исходных данных, с которыми предстоит работать. При этом не следует исключать из рассмотрения навыки пользователя по владению каким-либо офисным приложением. Опыт общения с различными структурами организации показывает, что выбор инструментария определяет, прежде всего, знания исходного приложения – инструментария. И часто это приложение бывает не лучшим для поставленной задачи. Поэтому можно сделать вывод, что для учетных приложений, когда объем информации небольшой (не более 200 записей), ограничены время и средства на разработку – лучше всего подходит среда электронных таблиц. При больших значения перечисленных показателей следует обратить на базы данных.

2. Базовые составные части учетного приложения

Независимо от выбранной среды работы учетные приложения могут иметь явно выраженные составные части:

1) Интерфейсная часть для работы с приложением в целом.

2) Интерфейсная, диалоговая форма (часть) для сбора исходных данных. Необязательная, но желательная часть учетного приложения. Она позволяет безошибочно, легко, наглядно вводить данные для последующего переноса их в учетную таблицу-реестр и в бланк формуляра – образца.

3) Справочник исходных данных для использования в диалоговой форме. Представляется в виде дополнительной электронной таблицы (таблиц) с данными, которые должны быть введены в часть ячеек таблицы – регистра. Это название принято потому, что бухгалтеры используют их, например, в программном комплексе 1С, в его различных конфигурациях.

4) База (регистр) для хранения введенных данных в диалоговую форму.

5) Бланк формуляра-образца, шаблон текстового документа или другой стандартный, заранее подготовленный шаблон документа, в которые должны быть занесены данные в нужных местах. Обычно для поиска таких документов в сети Интернет в поисковую систему вбивают «Бланки документов» или обращаются к справочно-правовым системам, например, «КонсультантПлюс» и «Гарант».

6) Справочная (инструкция) система для работы с приложением.

Бланк формуляра-образца – это то, с чего начинается построение учетного приложения. Таблицы для хранения информации должны как минимум иметь такие же поля, как в бланке формуляра-образца. В качестве примера бланка формуляра-образца можно привести форму счета-фактуры.

3. Особенности использования MS Office для разработки учетных приложений

Использование программного комплекса MS Office для разработки учетных приложений имеет большую привлекательность и возможности. Это, прежде всего, связано с тем, что данный пакет имеется практически на всех персональных компьютерах организаций и граждан России.

Особенность использования MS Office для построения учетных приложений заключается в том, что большинство приложений, о которых мы расскажем далее, имеют возможность табличного хранения и отображения данных. А это одно из основных условий для создания учетных приложений. Кроме того, в этих таблицах можно не только хранить данные, но и производить вычисления и анализ данных, даже в таблицах MS Word. Важным следует считать также возможность строить на основе табличных данных различные диаграммы, что позволяет наглядно отображать информацию.