Расширенные возможности Microsoft Word 2007

разрешенных стилей (Limit formatting to a selection

of

styles), то мы запретим бесконтрольное

форматирование нашего документа.

Нажав ссылку

Настройки (Settings), можно уточнить, какие именно

стили разрешается использовать при форматировании

документа:

Ограничения на редактирование

www.specialist.ru

Расширенные возможности Word 2007

45

ЦКО «Специалист»

В окне Защита документа (вкладка Рецензирование → Защитить документ)

возможно также установить ограничения на редактирование документа. Это делается

установкой флажка Разрешить только указанный способ редактирования

документа (Allow only this type of editing this document) и выбором способа из

раскрывающегося списка:



Запись исправлений

 

–

редактирование

документа разрешено только в режиме записи

исправлений, т.е. с обязательным указанием кто где

и что изменил в документе (с возможностью отката

любых изменений).



Примечания

–

изменение документа не

разрешено. Разрешается только добавление

примечаний к тексту документа (вкладка

Рецензирование → Создать примечание).



Ввод данных в поля форм – редактирование

документа запрещено, за исключением ввода

данных в поля форм, если таковые имеются.



Только чтение

–

любое редактирование

запрещено.

При необходимости, возможно указать исключения из

правил защиты. Для этого можно выделить те фрагменты текста,

на которые ограничения на редактирование не должны

распространяться и установить флажок в списке Исключения.

Для добавления пользователей в список (например, коллег-

пользователей локальной сети организации) воспользуйтесь

ссылкой Другие пользователи.

Включение защиты (ограничений на форматирование и

редактирование) производится кнопкой Да, включить защиту.

При активации защиты пользователю будет предложено

придумать и ввести пароль, необходимый для снятия защиты в

будущем.

Шифрование файла

При необходимости обеспечить защиту конфиденциальной информации,

пользователь может зашифровать файл документа Word, предотвратив возможность

открытия документа не допущенными к информации пользователями.

Удобнее всего это сделать непосредственно при сохранении документа. Нажмите

кнопку Офис и выберите раздел Подготовить – Зашифровать документ (Prepare –

Encrypt Document) и в открывшемся окне указать пароль на открытие (т.е.

дешифрацию) документа:

www.specialist.ru

ЦКО «Специалист»

46

Расширенные возможности Word 2007

Пометка документа как окончательной версии

Любой файл Word можно пометить как окончательный, указав тем самым, что он

является финальной версией документа. Такая пометка отключает все возможности

ввода, редактирования и форматирования текста документа, проверку правописания и

пр. В строке состояния такой документ помечается специальным значком:

Для пометки окончательной версии

документа нажмите кнопку

Офис

и

выберите Подготовить – Пометить как

окончательный (Prepare – Mark as

Final).

Режим записи исправлений (отслеживание изменений)

Если предполагается, что документ будут просматривать и редактировать

(рецензировать) несколько пользователей, то можно заранее для такого документа

включить специальный режим – режим записи исправлений. В этом режиме Word

запоминает кто из пользователей, когда и что именно в документе менял, позволяя при

необходимости отказаться от изменений, вернув исходный вариант текста.

Для включения такого режима необходимо выбрать вкладку Резенцирование

(Review) и нажать кнопку Исправления (Tracking changes):

В режиме записи исправлений любые изменения исходного текста документа

будут отображаться в виде выносок на правом поле документа и зачеркнутого-

подчеркнутого текста:

www.specialist.ru

Расширенные возможности Word 2007

47

ЦКО «Специалист»

При необходимости, пользователь может позже принять или отклонить сделанные

изменения. Это можно сделать, воспользовавшись контекстным меню выноски

исправления или кнопками Принять (Accept) или Отклонить (Reject)на вкладке

Рецензирование.

Использование подложки

Изображения или надписи, размещенные на каждой странице под текстом

документа, называются подложкой. Использование подложки задается на вкладке

Разметка страницы

-

кнопка Подложка

–

Настраиваемая подложка

(Watermark – Custom watermark). В появившемся окне Печатная подложка

можно выбрать файл с изображением (например, логотип компании) или текст для