Работа 2.0: прорыв к свободному времени

Излишне даже говорить, что к SharePoint-порталу, как и к Exchange-серверу, достаточно легко настраивается удаленный доступ, позволяющий работать с документами из любой точки пространства. Кроме того, поставщики услуги Exchange-хостинга, о котором говорилось выше, как правило, одновременно предлагают и услугу SharePoint-хостинга с теми же выгодами: абонентской платой вместо существенных разовых вложений, более высокой защищенностью информации, более качественной технической поддержкой.

Оцените эффективность. Компания «Организация Времени» ввела в своей практике SharePoint одновременно с внедрением ISO 9001:2000. Для нас было важно иметь единое хранилище всех документов, процедур, регламентов – то, к чему очень строго относится стандарт, – и при этом не допустить никакой бумажной бюрократии. Одновременно мы решили для себя задачу создания единого информационного пространства: у каждого отдела и проекта есть свои узлы, на которых живет как формальная информация (документы), так и неформальная (различные обсуждения, уведомления). Огромные удобства создает удаленный доступ к порталу, учитывая, что наши консультанты проводят время в основном не в офисе компании, а в командировках, у клиентов или в кафе в промежутках между встречами.

Прирост эффективности, снижение непроизводительных затрат времени благодаря уходу от «папок обмена», в которых царил абсолютный хаос, мы оценили как минимум в 1,5–2 раза. При этом портал очень хорошо взаимодействует с календарями, задачами и контактами в Outlook. То есть два этих ИТ-решения полностью охватили наши основные управленческие потребности. Резко повысилась безопасность бизнеса: вся информация находится на едином сервере, регулярно создаются резервные копии.

Интегрированные коммуникации – Communication Server

В большинстве компаний разные виды коммуникаций пока, как правило, не объединены. Переписка существует сама по себе, корпоративный портал – сам по себе, телефон, Скайп, ICQ – сами по себе. В какой-то момент это становится препятствием к повышению эффективности.

Одно из наиболее распространенных в мире решений, преодолевающих эту проблему, – Microsoft Communication Server, который сейчас все активнее внедряют российские корпорации и средний бизнес. Суть этой технологии проста – интегрировать все потоки информации, как то: телефонию, почту, обмен мгновенными сообщениями и файлами, видеоконференции, информацию о доступности человека – в привычном офисном интерфейсе.

Например, вам нужно связаться с человеком. Кликнув мышкой на его контакте Outlook или письме от него, вы видите, занят ли сейчас этот человек и как с ним удобнее пообщаться.

Возможно, человек занят, на встрече: статус показывает, что лучше его сейчас не беспокоить, – и тогда вы надиктовываете ему сообщение, которое придет в его входящую почту Outlook. Поскольку в соответствии с корпоративным стандартом (см. предыдущий раздел) почту нужно проверять, например, раз в два часа, вы точно знаете, когда именно человек услышит ваше сообщение и сможет отреагировать.

Или статус показывает, что человек ненадолго отошел от рабочего компьютера. Тогда удобнее всего позвонить ему на мобильный, причем сделать это можно прямо отсюда же, из меню, не доставая телефон и не отыскивая в нем нужный контакт.

Наконец, вы можете выяснить, что человек на рабочем месте: его статус говорит, что он готов к общению, – тогда можно сделать видеозвонок и полноценно пообщаться.