Работа 2.0: прорыв к свободному времени

В «Организации Времени» папка «Контроль поручений генерального директора» доступна секретарям на внесение и редактирование поручений; всем сотрудникам – на чтение; начальники отделов и менеджеры проектов могут вносить и редактировать свои поручения, но не могут редактировать или удалять внесенные кем-то еще. Руководители вносят в корпоративную систему контроля поручений только самое важное либо требующее ресурсов других подразделений; повседневными задачами внутри отделов они управляют с помощью своих папок задач в Outlook.

Проводя понедельничную планерку из загородного дома, я вижу актуальный список поручений по каждому сотруднику, проекту, клиенту. Эти же поручения видят сотрудники в своих Outlook. С трудом представляю, как я мог бы управлять и как мы все могли бы работать в традиционной схеме «руководитель устно ставит задачи на планерке – сотрудники что-то помечают в своих бумажных ежедневниках; единого списка поручений и протокола планерки не существует».

Если в компании нет Exchange, возможностей удаленной работы с поручениями меньше, но они существуют. Поручения назначаются сотрудникам и приходят в их Outlook по электронной почте; изменения, вносимые сотрудником в задачу, отражаются в соответствующей исходной задаче в Outlook руководителя. Но пропадает возможность открыть кому-то доступ к папке с поручениями или видеть ее удаленно.

Упрощение отчетности и усиление мотивации

Очень полезной функцией бывает автоматическая генерация из Outlook формальной корпоративной отчетности: планов, отчетов о выполненных задачах, протоколов совещаний и т. п. К сожалению, это не штатная функция Outlook, а надстройка-макрос, разработанная «Организацией Времени». Ее установка включается в общий список работ при настройке контроля поручений.

Пример из практики клиентов. Одним из резервов эффективности, названным в ходе диагностики членами правления Байкальского банка Сбербанка России, было долгое формирование протоколов после заседаний, которое могло занимать до нескольких дней (уточнение формулировок, сроков и т. д.), что замедляло выполнение задач.

В ходе настройки контроля поручений была принята и внесена в регламент следующая модель действий. Поручения создаются в ходе совещания сразу в Outlook секретарем правления, причем окно Outlook выведено на большой экран, все видят формулировки, сроки, ответственных, могут внести свои уточнения. В конце заседания протокол принятого в банке официального формата на бланке Word создается автоматически из Outlook, подписывается и приобретает «силу закона».

Возможность создавать формальные документы из задач Outlook экономит десятки и сотни человеко-часов времени сотрудников на писанину, при этом делая отчетность более актуальной и адекватной. Кроме того, это позволяет связать систему контроля поручений с KPI (ключевыми показателями эффективности) сотрудников и отделов, системой мотивации, системой планирования.